Wenn Sie Daten erfassen wollen, für die im CRM kein passendes Feld existiert, können Sie für Personen, Firmen, Angebote und Projekte eigene Felder anlegen. Nach den Inhalten dieser Felder können Sie anschließend auch suchen und filtern.
Häufig werden eigene Felder z.B. für Kundennummern oder Stundensätze eingesetzt. Sie eignen sich - im Gegensatz zu Tags - immer dann, wenn die späteren Einträge verschieden sind. Details zur Frage, wann Sie besser Felder und wann Tags einsetzen, lesen Sie hier. Denn die richtige Entscheidung ermöglicht Ihnen später bessere Such- und Filteroptionen.
Eigene Felder anlegen
Als Inhaber oder Co-Inhaber Ihres CRM-Accounts können Sie unter Accounteinstellungen und dann Eigene Felder verwalten zusätzliche Felder erstellen. Zunächst geben Sie dort dem neuen Feld einen Namen und entscheiden, ob Sie es für Personen, Firmen, Angebote oder Projekte anlegen wollen. Anschließend legen Sie fest, was für Daten hier gespeichert werden sollen.
Feldtypen
Felder vom Typ Text können ohne Beschränkungen bestimmter Zeichen mit bis zu 190 Zeichen befüllt werden.
Felder vom Typ Zahl oder Datum lassen hingegen nur Zahlen zu, im letzteren Falle nur im Datumsformat. Diese Einschränkung schützt nicht nur vor falschen Eingaben, sondern ermöglicht auch eine Suche von Werten größer oder kleiner als eine bestimmte Zahl bzw. von Daten vor oder nach einem bestimmten Stichtag.
Bei Feldern vom Typ Vordefinierter Wert können Sie mehrere Optionen festlegen, von denen dann eine ausgewählt werden kann.
Felder vom Typ URL verlangen eine Webadresse. Sie besitzen zudem ein Icon über das man per Klick auf die entsprechend verlinkte Website gelangt.
Eigene Felder bearbeiten
Sie können unter Eigene Felder verwalten auch nachträglich Veränderungen an den Grundeinstellungen vornehmen.
Über das Papierkorb-Icon rechts neben den Feldern können Sie Felder löschen, über das Bleistift-Icon bearbeiten. Über die Pfeile links neben den Feldern können Sie ihre Reihenfolge verändern.
Im Bearbeitungsmodus können Sie Ihre Felder umbenennen und auch ihren Feldtyp ändern.
Feldtyp ändern
CentralStationCRM ermöglicht Ihnen die nachträgliche Veränderung des Feldtyps. Damit können Sie, z.B. durch Umstellen auf den Typ Zahl, bessere Suchoptionen, oder z.B. auf Typ Vordefinierter Wert, eine einheitlichere Datenhaltung schaffen.
Da die Feldtypen unterschiedliche Eingabeformate erfordern, kann es sein, dass die Feldinhalte bestimmter Datensätze angepasst werden müssen, bevor Sie den Typ ändern können. Ist dies der Fall, werden Ihnen nach dem Klick auf Feldtyp ändern alle Datensätze in einer Liste angezeigt, die einer Veränderung bedürfen. Sie können diese dann in der Liste anklicken, die Feldinhalte anpassen und dann auf Erneut prüfen klicken. Stimmt nun das Format der beanstandeten Feldinhalte, wird der Typ umgestellt. Ansonsten verbleiben in der Liste die Datensätze, deren Feldinhalte Sie vorher noch verändern müssen.
Eigene Felder befüllen
Rufen Sie einen einzelnen Datensatz auf, sehen Sie Ihre selbst erstellten Felder im unteren Teil der rechten Spalte. Sie können sie gleich dort editieren bzw. befüllen. Dies ist ebenso im Bearbeiten-Modus oder auch per Excel-Import möglich.
Eigene Felder durchsuchen
Auch in der Listenansicht von Personen, Firmen, Angeboten oder Projekten werden eigene Felder in der rechten Spalte unterhalb der Tags angezeigt. Sie können dort in ihnen suchen.
Je nach Feldtyp werden Ihnen verschiedene Suchoptionen angeboten. Zahlenfelder können Sie z.B. nach einer bestimmten Ziffernfolge durchsuchen, oder aber nach Werten größer oder kleiner als eine bestimmte Zahl. Datumsfelder können Sie nach einem bestimmten Datum, oder nach einem Datum vor oder nach einem bestimmten Stichtag durchsuchen. URL- und Textfelder können Sie von vorne, also durch Eingabe des ersten Zeichens usw. durchsuchen. Zeichenfolgen, die sich nicht am Anfang der Feldinhalte befinden, werden nicht gefunden. In diesem selteneren Fall müssen Sie vom Excel-Export Gebrauch machen und dort suchen bzw. filtern.
Sie können bei der Suche auch Eingaben in mehrere Felder miteinander kombinieren und auch Tags mit einbeziehen. Die erweiterten Filter bieten Ihnen bei Bedarf sogar noch detailliertere Such- und Filtermöglichkeiten.
Gut zu wissen…
Eigene Felder in Excel
Die Inhalte Ihrer eigenen Felder werden auch in einer dedizierten Spalte im Excel-Export aufgeführt. Andersherum können Sie die eigenen Felder Ihrer Personen und Firmen auch per Update-Import befüllen.
Eigene Felder und das Gruppensystem
Setzen Sie das Gruppensystem ein, können Sie unter Eigene Felder verwalten festlegen, ob der Inhalt eines Feldes auch jenen Nutzern angezeigt werden soll, deren Sicht auf Seiten mit diesem Feld eingeschränkt ist. Denn nicht jedes Merkmal muss "geheim" sein.
Was ist besser? Ein eigenes Feld oder ein Tag?
Felder sind immer dann die bessere Wahl, wenn sie unzählige verschiedene Inhalte haben (z.B. Kundennummer: 100 Kunden, 100 verschiedene Einträge/Nummern). Tags eignen sich hingegen dann, wenn die Antwortmöglichkeiten begrenzt sind und das Merkmal, das Sie hinterlegen, entweder zutrifft oder nicht (z.B. Tags für "Interessent", "Bestandskunde", "ehemaliger Kunde"). Mehr dazu im Übersicht über Eigene Felder und Tags.