So klappt der Import Ihrer Adressdaten aus einer Excel-Liste
In CentralStationCRM können Excel-Dateien im Format .xls importiert werden (Excel 97-2003 oder 2004). Dateien im .xls-Format lassen sich aus allen gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen erstellen (Microsoft Excel, Open Office, Apple Numbers, Google Spread Sheets, etc.)
CSV- oder Excel-Dateien im Format .xlsx speichern Sie bitte zunächst als .xls-Datei. Wie das geht, kannst du hier nachlesen. Anschließend kannst du die Datei hochladen und importieren. Achte dabei darauf, dass alle Zeilen in deiner Excel-Datei als Text formatiert sind und nicht ggf. als Datum oder ähnliches.
Für den Import Ihrer Excel-Datei gehen Sie nun vor wie folgt:
Gehe im CRM auf einen der Reiter Personen oder Firmen
Klicke in der rechten Spalte auf den Link Daten importieren
Wähle die Option Excel
Wähle, ob Sie deine Datei Personen & Firmen enthält, oder ausschließlich Firmen
Klicke auf Datei auswählen und wähle deine Excel-Datei aus
In Schritt 2 überprüfe die Zuordnung Ihrer Excel-Spalten zu den Bezeichnungen in CentralStationCRM. Wurden Zeilen nicht automatisch erkannt (weiß hinterlegt), kannst du über die Dropdowns in der linken Spalte eine manuelle Zuordnung vornehmen. Danach erscheint die Zeile grün.
Spalten, die nicht importiert werden sollen, setzt du auf die oberste Option im Dropdown (Ignorieren, wird nicht importiert)
Klicke auf Import abschließen
Der Import läuft nun im Hintergrund. Du kannst währenddessen weiterarbeiten. Bei weniger als 100 Kontakten sollte der Import in der Regel nicht länger als 5 Minuten dauern. Große Listen mit einigen tausend Kontakten können auch schon mal 20–30 Minuten dauern. Du erhältst einen kurzen Hinweis in deinem CentralStationCRM, wenn der Import abgeschlossen ist. Zusätzlich schicken wir dir eine E-Mail mit Details zu dem Import.
Import von Bundesländern
Bundesländer können nicht importiert werden – das müssen sie aber auch gar nicht. Denn sobald du Postleitzahlen über das Feld PLZ importierst, ergänzt das CRM das richtige Bundesland automatisch. Wenn die PLZ stimmt, dann stimmt auch automatisch das Land und das Bundesland, weil dies im CRM durch einen dahinterliegenden Datenkatalog ergänzt wird.
Import rückgängig machen
Sollten bei deinem Import Fehler aufgetreten sein, kannst du diesen bis zu 24 Stunden rückgängig machen. Gehe dazu auf Daten importieren und dann in der rechten Spalte auf Letzte Importe einsehen oder rückgängig machen. Nun kannst du neben dem fehlerhaften Import auf Rückgängig machen klicken.
Hier findest du eine Anleitung und weitere Tipps zur Fehlerbehebung.
Tipp für den Import von Tags zur Gruppierung und Segmentierung
Beim Excel Import bieten wir dir die Möglichkeit, Tags / Schlagwörter bereits bei dem Import anzulegen. Du kannst dafür die Felder „Personentags“ bzw. „Firmentags“ nutzen. Wenn du mehr als drei Spalten für den Import von Tags nutzen möchten, kannst du dir mit der Excel Funktion Verketten behelfen. Diese kann Einträge aus mehreren Spalten in eine schreiben. Je Zelle können wir beliebig viele Tags importieren, sofern sie durch Kommata getrennt sind.
So könnte die Verketten-Funktion aussehen: =VERKETTEN(T2;",";V2;",";Z2) schreibt die Einträge aus den Zellen T2, V2 und Z2 in eine Zelle.
Da der Import keine Formeln akzeptiert, musst du die neu erstellte Spalte mit den gruppierten Tags einmal in reinen Text umwandeln, bzw. alternativ die Spalte kopieren und dann über Rechtsklick „Inhalte einfügen → nur Werte“ als Spalte neu anlegen.
CSV-Dateien
CSV-Dateien können einfach in .xls umbenannt werden (über die Funktion „Speichern unter“). Ggf. musst du anschließend die Daten noch in Spalten auftrennen. Das geht über die Funktion „Text in Spalten“. Markiere die Spalte A, wähle den Reiter Daten, dann Text in Spalten und bei der Anzeige der Trennzeichen das Semikolon. Auch diese Funktion findest du in dem angezeigten Video.