Wenn du große Änderungen an den Daten deiner CRM-Software machen möchtest oder bei einem frühen Import einige Daten (z. B. Tags, individuelle Felder, Notizen) vergessen hast, dann kannst du die Daten von CentralStationCRM nach Excel exportieren, diese dort ändern oder ergänzen und anschließend per Excel Import aktualisieren.
Bei dem Export nach Excel speichern wir in der ersten Spalte die CSCRM ID. Diese ID macht die exportierte Person für uns eindeutig wiedererkennbar, sodass wir bei dem späteren Import die Daten der richtigen Person oder Firma (bei einem Firmen-Reimport) bearbeiten können. Du nimmst also die exportierte Excel Datei und änderst oder ergänzt die Daten darin, lasse jedoch die erste Spalte (CSCRM ID) unberührt. Den Nachnamen der Person oder den Firmennamen kannst du auf diese Art nicht aktualisieren, da wir diese Daten als zusätzliche Sicherheit benötigen und abgleichen, ob der Nach- oder Firmenname grob zu dem bereits vorhandenen der CSCRM ID passt. Wir tun das, um grobe Fehler zu verhindern, durch die Personen oder Firmen versehentlich vermischt werden.-medium.png)
Für das bestmögliche Ergebnis beachte bitte die folgenden Dinge:
das System erkennt bei einem Import die erste Spalte mit der CSCRM ID und wird für jeden Eintrag, den es anhand der ID in Ihrem System finden kann, ein Update machen und die Zeile nicht neu hinzufügen.
bei diesem Update ersetzen wir pro Zeile alles, was in deinem CRM steht, gegen das was in der Excel Datei steht. Wenn du also in Excel die Telefonnummer änderst, dann ersetzt diese bei einem Update-Import die Nummer im CRM. Solltest du die Telefonnummer ganz löschen, dann wird das Feld im CRM gegen das leere Feld aus dem Import ersetzt und damit gelöscht.
Daher solltest du bei dem Reimport nur die CRM-ID, den Vor- und Nachnamen sowie die Spalte mit den überarbeiteten Spalten importieren. Alle anderen Zuordnungen solltest du deaktivieren (wählen du die erste Option in den Dropdown Listen aus). So stellst du sicher, dass nichts außer der tatsächlich geänderten Daten überschrieben wird.
Bitte beachte, dass solche Bearbeitungen per Update-Import nicht rückgängig gemacht werden können, wie es bei den Neu-Importen der Fall ist. Wenn du also einen Fehler machst und versehentlich zu viel löschst / überschreibst, dann sollten du den Update-Import erneut mit den richtigen Daten durchführen.
WICHTIG: Es kann sein, dass du durch einen Update-Import zunächst an den Kontaktlimits deines Tarifes stößt, obwohl du ja eigentlich nur die gleichen Kontakte wie vorher importierst. Z. B. hast du 550 Kontakte im (1000 Kontakte umfassenden Team-Paket). Wenn du die Kontakte erneut importierst „denkt“ das System du hättest nun 1100 Kontakte und lässt dich nicht weiter.
Die Lösung: Gehe (als Accountinhaber) einmal in deine Accounteinstellungen und wechsel auf das nächstgrößere Paket. Dann führe deinen Import durch und wechsel anschließend auf das kleinere Paket zurück. Wenn du den Wechsel zurück am selben Tag vornimmst, wird dies selbstverständlich auch nicht berechnet.
Aktuell kann es vorkommen, dass du im Export eine XLSX-Datei erhältst. Der Import akzeptiert jedoch nach wie vor nur XLS-Dateien. D. h. du müsstest die Datei einmal umspeichern.