Wenn Sie große Änderungen an den Daten Ihrer CRM Software machen möchten oder bei einem frühen Import einige Daten (z.B. Tags, individuelle Felder, Notizen) vergessen haben, dann können Sie die Daten von CentralStationCRM nach Excel exportieren, diese dort ändern oder ergänzen und anschließend per Excel Import aktualisieren.
Bei dem Export nach Excel speichern wir in der ersten Spalte die CSCRM ID. Diese ID macht die exportierte Person für uns eindeutig wiedererkennbar, so dass wir bei dem späteren Import die Daten der richtigen Person oder Firma (bei einem Firmen-Reimport) bearbeiten können. Sie nehmen also die exportierte Excel Datei und ändern oder ergänzen die Daten darin, lassen jedoch die erste Spalte (CSCRM ID) unberührt. Den Nachnamen der Person oder den Firmennamen können Sie auf diese Art nicht aktualisieren, da wir diese Daten als zusätzliche Sicherheit benötigen und abgleichen, ob der Nach- oder Firmenname grob zu dem bereits vorhandenen der CSCRM ID passt. Wir tun das, um grobe Fehler zu verhindern, durch die Personen oder Firmen versehentlich vermischt werden.-medium.png)
Für das bestmögliche Ergebnis beachten Sie bitte die folgenden Dinge:
das System erkennt bei einem Import die erste Spalte mit der CSCRM ID und wird für jeden Eintrag, den es anhand der ID in Ihrem System finden kann, ein Update machen und die Zeile nicht neu hinzufügen.
bei diesem Update ersetzen wir pro Zeile alles, was in Ihrem CRM steht gegen das was in der Excel Datei steht. Wenn Sie also in Excel die Telefonnummer ändern, dann ersetzt diese bei einem Update-Import die Nummer im CRM. Sollten Sie die Telefonnummer ganz löschen, dann wird das Feld im CRM gegen das leere Feld aus dem Import ersetzt und damit gelöscht.
daher sollten Sie bei dem Reimport nur nur die CRM ID, den Vor- und Nachnamen sowie die Spalte mit den überarbeiteten Spalten importieren. Alle anderen Zuordnungen, sollten Sie deaktivieren (wählen Sie die erste Option in den Dropdown Listen aus). So stellen Sie sicher, dass nichts außer der tatsächlich geänderten Daten überschrieben wird.
Bitte beachten Sie, dass solche Bearbeitungen per Update-Import nicht rückgängig gemacht werden können, wie es bei den Neu-Importen der Fall ist. Wenn Sie also einen Fehler machen und versehentlich zu viel löschen / überschreiben, dann sollten Sie den Update-Import erneut mit den richtigen Daten durchführen.
WICHTIG: Es kann sein, dass Sie durch einen Update-Import zunächst an Ihr Kontakt-Limit Ihres Tarifes stoßen (obwohl Sie ja eigentlich nur die gleichen Kontakte wie vorher importieren). Z.B. haben Sie 550 Kontakte im (1000 Kontakte umfassenden Team-Paket). Wenn Sie die Kontakte erneut importieren "denkt" das System Sie hätten nun 1100 Kontakte und lässt Sie nicht weiter.
Die Lösung: Gehen Sie (als Accountinhaber) einmal in Ihre Accounteinstellungen und wechseln Sie auf das nächstgrößere Paket. Dann führen Sie Ihren Import durch und wechseln anschließend auf das kleinere Paket zurück. Wenn Sie den Wechsel zurück am gleichen Tag vornehmen, wird dies selbstverständlich auch nicht berechnet.
Aktuell kann es vorkommen, dass Sie im Export eine XLSX-Datei erhalten. Der Import akzeptiert jedoch nach wie vor nur XLS-Dateien. D.h. Sie müssten die Datei einmal umspeichern.