In CentralStationCRM gibt es vier verschiedene Berechtigungsstufen für Nutzer. Diese bestimmen, welche Aktionen von den Nutzern durchgeführt werden dürfen und welche nicht.
Account-Inhaber
Ein Account-Inhaber hat keinerlei Beschränkungen bei der Nutzung von CentralStationCRM. Während die anderen Rollen mehrmals vergeben werden können, kann es jedoch nur einen Inhaber pro Account geben.
Co-Inhaber
Bis auf eine Ausnahme haben Co-Inhaber den gleichen uneingeschränkten Handlungsspielraum wie Inhaber. Sie können den Account jedoch nicht eigenständig kündigen bzw. löschen.
Erweiterte Rechte
Nutzer mit erweiterten Rechten haben keinen Zugriff auf die Accounteinstellungen, die sich bei Inhabern und Co-Inhabern im Menü des Zahnrads oben rechts befinden - und damit auch auf keine der Einstellungen, die sich darin befinden. Dazu gehören z.B. Funktionen zur Paket- und Rechnungsverwaltung, sowie accountübergreifende Einstellungen wie die Tag-Verwaltung, die Dublettenbereinigung oder die Nutzerverwaltung.
Die Accounteinstellungen sind nur für Inhaber und Co-Inhaber erreichbar.
Außerdem gibt es Einschränkungen beim Löschen von Daten: Nutzer mit erweiterten Rechten können nur zehn Kontakte gleichzeitig löschen.
Ist das Gruppensystem aktiv, können sie ihre Status-Seite zudem nicht nach anderen Nutzern filtern (und dadurch Einträge bei CRM-Inhalten mit eingeschränktem Zugriff sehen).
Normale Rechte
Nutzer mit normalen Rechten können grundsätzlich keine Inhalte löschen. Außerdem sind ihre Rechte beim Exportieren von Daten beschränkt: Sie können nur vCards einzelner Kontakte exportieren und keine Exporte mehrerer Kontakte, Angebote oder Projekte durchführen.
Zudem steht ihnen die Funktion vertraulicher Notizen nicht zur Verfügung. Sie können weder welche erstellen, noch als vertraulich markierte Notizen anderer Nutzer mit höheren Rechten lesen. Zu guter Letzt können sie Notizen nur dann bearbeiten, wenn sie nicht älter als 60 Minuten sind. Notizen älteren Datums sind für sie nicht editierbar.
Gut zu wissen...
Weitere Rollen gibt es nicht. Unser Gruppensystem bietet in diesem Zusammenhang noch die Möglichkeit, bestimmte CRM-Inhalte nur ausgewählten Nutzern anzuzeigen. Einige Kunden, die in ganz unterschiedlichen Geschäftsbereichen oder mit externen Mitarbeitern arbeiten, nutzen z.B. auch verschiedene Accounts parallel. Was es damit auf sich hat, erfahren Sie hier.
Rechte von Nutzern verwalten
Wenn Sie neue Nutzer in Ihren CRM-Account einladen, haben diese automatisch die Rechte normaler Nutzer. Sie können also zunächst keine Inhalte löschen, nicht mehrere Kontakte exportieren oder vertraulichen Notizen einsehen. Inhaber und Co-Inhaber des Accounts können die Rechte der Nutzer verändern.
Als Inhaber oder Co-Inhaber gehen Sie dazu rechts oben im System auf das Zahnrad und wählen dort Accounteinstellungen.
Wählen Sie nun Nutzer verwalten (Zugang und Rechte) in der rechten Spalte. Anschließend klicken Sie Rechte bearbeiten hinter dem gewünschten Nutzer. Sie können die Rechte des Nutzers hier jederzeit wieder ändern. Änderungen an den Rechten sind sofort gültig.
Benutzerrechte lassen sich aber erst ändern, wenn der Nutzer aktiv im System ist, sprich die Einladung angenommen hat.
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