Wir bieten Ihnen verschiedene Optionen für den Export Ihrer Daten an. Neben einem Export nach Excel und in das Visitenkarten Format vCard bieten wir einen Komplettexport der Rohdaten an. Der Vorteil des Komplettexportes besteht darin, dass wir Ihnen sämtliche gespeicherten Informationen mitliefern können (z.B. alle Notizen, alle Telefonnummern und Adressen). Der Export enthält die Daten so aufbereitet, dass Sie sich in Ihrem Browser durch die Personen, Firmen, Angebote, Projekte und Aufgaben klicken können. Außerdem enthält der Komplettexport die Rohdaten im JSON Format, um eine Migration von CentralStationCRM zu einem anderen CRM System zu ermöglichen.
Durch die Vollständigkeit der Informationen bieten der Komplettexport und das Dateiformat Ihnen alle Möglichkeiten. So können Sie in der Regel eine Migration ohne jeden Datenverlust realisieren.
Beachten Sie bitte, dass nicht jeder Nutzer die Rechte für einen solchen Export hat. Nur der Account-Inhaber sowie Nutzer mit Co-Inhaber Rechten können diesen Komplettexport durchführen. Die Excel und vCard Exporte können außerdem von Nutzern mit erweiterten Rechten durchgeführt werden.
Komplettexport anfordern
Sobald Sie den Komplettexport über das Zahnrad (rechts oben) und anschließend Accounteinstellungen und dann Alle Daten exportieren angefordert haben, bereiten wir Ihre Daten im Hintergrund vor. Je nach Accountgröße kann dies einige Zeit - bis hin zu mehreren Stunden - dauern. Sobald der Export bereit steht, senden wir Ihnen eine E-Mail und zeigen Ihnen einen Download Link in Ihrem CentralStationCRM an, so dass Sie die Daten als .zip Archiv herunterladen können.
Struktur des Komplettexports
Die .zip Datei enthält dann die HTML Seite IHRE-EXPORTDATEI.html, die Sie mit einem Doppelklick in Ihrem Browser öffnen können.
Wenn Sie die Datei öffnen, landen Sie direkt auf der Übersichtsseite und können wie gewohnt durch die Bereiche navigieren.
Rohdaten im JSON Format
Die JSON Rohdaten finden Sie in dem Ordner data und dort im Ordner json. Pro Bereich (z.B. Personen = people) gibt es dort eine Datei, die alle Daten mit den jeweiligen Unterelementen (z.B. Notizen, Telefonnummern, etc.) enthält.
CRM Hauptbereiche als Excel Exporte
Im Ordner xls finden Sie alle Hauptbereiche von CentralStationCRM als Excel Export, das heißt eine Datei mit allen Personen, eine mit allen Firmen, eine mit allen Angeboten und eine mit allen Projekten.
Die Excel Datei der Personen enthält die Stammdaten der Person, kann aber aufgrund ihrer fixen Struktur nicht alle Daten enthalten. Zwar könnten wir auch Notizen etc. dort unterbringen, nur könnten Sie damit aufgrund der fehlenden Strukturierung vermutlich nichts mehr anfangen (z.B. Notizen aus 2 Jahren in einer Excel Zelle).
Nutzen Sie den Excel Export für Mailings und sonstige Listen. Die JSON Rohdaten sind in erster Linie für den Wechsel auf ein anderes CRM System oder als Backup gedacht.
Warum macht ein Komplettexport zur Datensicherung Sinn?
Ihre Daten sind in CentralStationCRM in gute Händen und jederzeit abgesichert, dennoch ist es sinnvoll, wenn Sie gelegentlich einen Komplettexport zur zusätzlichen Datensicherung durchführen. Dadurch gewährleisten Sie den Zugriff auf Ihre Daten, wenn Sie mal für längere Zeit keine Internetverbindung haben sollten. Außerdem sichern Sie sich für den Fall ab, dass Sie versehentlich Daten löschen, beispielsweise wenn Sie fälschlicherweise Dubletten zusammenführen.
Dieser Artikel gehört zu Datenschutz und -sicherheit.