Du kannst sowohl die Kontaktdaten mehrerer Personen, als auch die Kontaktdaten einer einzelnen Person als Visitenkarte aus dem CRM herunterladen. Der Export erfolgt im Format vCard (.vcf) und kann anschließend in E-Mail-Programme oder Adressbücher (z. B. Apple Adressbuch) importiert werden.
Für den Export mehrerer Personen auf einmal wählst du Alle Personen als vCard exportieren in der rechten Spalte auf der Personenübersicht. Wenn du den Filter aktiviert hast und nur eine Teilmenge deiner Personen angezeigt bekommst, kannst du auch diese Teilmenge als vCard exportieren. Wähle hierzu Gefilterte Personen als vCard exportieren. Bitte beachte, dass Nutzer mit normalen Rechten keinen dieser Exporte durchführen können. Für Exporte mit mehreren Einträgen sind erweiterte Rechte nötig, welche der Accountinhaber leicht vergeben kann.
Export einzelner Visitenkarten Dateien
Zusätzlich zu dem Export mehrerer Personen auf einmal kannst du die Kontaktdaten einer einzelnen Person ebenfalls als Visitenkarte (vCard) exportieren. Gehe dazu auf die Seite der gewünschten Person. Sobald du mit der Maus über der rechten Spalte gehst, siehst du die vCard Export Option und kannst die Visitenkarte mit einem Klick herunterladen.
Auf dem Smartphone findest du die vCard Export Option, sobald du auf Kontaktdaten gehst.
Outlook und der Import von Visitenkarten
Microsoft Outlook unterstützt in keiner Version den Import von Visitenkarten Dateien mit mehreren Personen darin. Sobald du einen Export mit mehreren Personen durchführst und diese Daten in Ihr Microsoft Outlook importieren möchtest, importiert Outlook stets nur die Kontaktdaten der ersten Person in der Visitenkarten Datei. Der Import einzelner Visitenkarten Dateien funktioniert hingegen reibungslos.
Da auch CentralStationCRM eine einzige sogenannte "Multi-vcard" exportiert (eine .vcf Datei, die alle exportierten Kontakte enthält) musst du diese vor Verwendung mit Outlook aufsplitten.
Abhilfe schafft Philip Storrys vCard Splitter, zum Download geht es hier:
Philip Storry - vCard Splitter
Das Tool erlaubt auch die Änderung des Formats (z.B. Version 3.0 / Optimierung für Apple iCloud) per Checkbox.
Wunder dich nicht, wenn während des Split-Vorgangs das Programm in Ruhe verharrt oder scheinbar nichts passiert – man muss dann einfach nur kurz warten. Wir haben das Tool mit großen vCards (über 4.000 Kontakte in einer vCard-Datei) erfolgreich getestet und es funktioniert.