Sie können mit dem Kalender von Outlook 2016 sowohl die CRM-Kalender als auch Aufgaben, Angebote, Projekte und Geburtstage abonnieren. Dazu benötigen Sie aus dem CRM einen entsprechenden Abo-Link, den Sie in Outlook dann einfügen.
Link für das Abonnement abrufen
Wie Sie an den oder die Abo-Links Ihres CRM-Kalenders kommen, lesen Sie hier:
Termine im CRM in den eigenen Kalender einbinden
Wie Sie an den oder die Abo-Links Ihrer Aufgaben, Angebote, Projekte oder Geburtstage im CRM kommen, lesen Sie hier:
Aufgaben im CRM in den eigenen Kalender einbinden
Integration in Outlook 2016
Sobald Sie auf den gewünschten abonnieren-Link geklickt haben, öffnet eine Abfrage, in der Sie Outlook 2016 als Anwendung für das Kalender-Abo auswählen können. Klicken Sie auf "Link öffnen":
Daraufhin öffnet sich Outlook 2016 mit einer Abfrage, ob Sie den Kalender hinzufügen möchten. Klicken Sie auf "Ja":
Fertig! Der Kalender ist nun abonniert und Sie sehen diesen in Ihrem Outlook-Kalender. Neue Aufgaben aus dem CRM werden nun auch in Outlook angezeigt. In der Standard Einstellung von Outlook überprüft dieses Ihr CRM regelmäßig auf Neuheiten.
Bitte beachten Sie, dass Sie die Aufgaben lediglich abonnieren und diese nicht in Outlook bearbeiten können. Nehmen Sie Änderungen am besten direkt in Ihrem CRM vor, indem Sie dem Link in der Aufgabe folgen.
Tip: Sie können den CRM-Kalender im Outlook nach Belieben umbenennen oder bearbeiten, z.B. auch die Farbe ändern. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in der Kalenderübersicht links unten auf den CRM Kalender:
Abfrageintervall überprüfen / einstellen
Bei Outlook können Sie das Abfrageintervall zum Senden und Empfangen von Mails einstellen, das auch damit verbundene Konten wie z.B. Internetkalender betrifft. Sie können selbst festlegen, ob der Internetkalender mit einbezogen werden soll oder nicht. Wie das geht wird hier beschrieben:
1.) Öffnen Sie "Optionen" in Outlook 2016
2.) Wählen Sie "Erweitert"
3.) Klicken Sie nun auf "Senden/Empfangen" bei "Legen Sie die Übermittlungseinstellungen für ein- und ausgehende Elemente fest"
4.) Nun können Sie das Zeitintervall für Ihre Konten festlegen:
5.) Um sicherzustellen, dass auch Internetkalender mit einbezogen werden, klicken Sie auf "bearbeiten"
6.) Achten Sie nun darauf, dass der Haken beim iCal-Abo von CentralStationCRM gesetzt ist, damit dieser in der Senden-Empfangen-Gruppe enthalten ist:
Hinweise & weiterführende Links
Gleichzeitiges Anzeigen mehrerer Kalender (Microsoft Outlook 2016 Support)
Sie können mehrere Kalender gleichzeitig nebeneinander angeordnet oder in einer gestapelten Überlagerungsansicht kombiniert anzeigen, damit Sie Verfügbarkeiten kalenderübergreifend sehen können. Weitere Details zur nebeneinander, gestapelten und überlagerten Ansicht finden Sie im Microsoft Office Support hier: