Tags helfen Ihnen dabei, die Personen, Firmen, Angebote und Projekte in Ihrem CRM zu organisieren. Bei Tags handelt es sich um Schlagwörter, die Sie selbst definieren und den Personen etc. anheften. Damit können Sie diese nach selbst gewählten Kriterien kategorisieren und filtern.
Tags können Sie auf verschiedene Weisen zuweisen und entziehen.
Tags einzelnen Inhalten vergeben und entziehen
Klicken Sie in der Detailansicht einer Person, Firma, eines Projekts oder Angebots in der Box rechts auf bearbeiten neben der Überschrift “Tags”. Es erscheint eine Liste aller bestehenden Tags, die Sie per Klick hinzufügen oder entziehen können. Ist noch kein passendes dabei, können Sie ein neues Tag anlegen.
Tags mehreren Inhalten vergeben oder entziehen
Wenn Sie ein Tag bei mehreren Inhalten, z.B. Personen, gleichzeitig hinzufügen oder löschen möchten, wählen Sie die entsprechenden Datensätze zunächst in der (ggf. gefilterten) Personenübersicht per Häkchen auf der linken Seite aus.
Klicken Sie anschließend oberhalb der Liste auf Aktionen und dann auf Taggen. Wählen Sie nun entweder die Option Tag hinzufügen oder Tag entfernen und tippen im Feld darunter den Namen des entsprechenden Tags ein. Mit Eingabe des ersten Zeichens werden Ihnen die bestehenden Tags angezeigt. Wählen Sie das Tag aus und bestätigen Sie Ihre Aktion durch Klick auf den Button unten.
Tags gänzlich löschen und umbenennen
Um bestehende Tags umzubenennen oder komplett aus Ihrem CRM zu entfernen, klicken Sie auf einer Übersichtsseite rechts neben der Überschrift “Tags” auf weitere Optionen. Unter Tags verwalten erscheint eine Übersicht aller bestehender Tags. Über die Buttons am Kopf der Liste können Sie die angezeigten Tags auf Personen, Firmen, Angebote oder Projekte beschränken und nach Anfangsbuchstaben filtern. Wenn Ihr Mauszeiger auf einem Tag in der Liste verweilt, erscheinen rechts Buttons, über die Sie sie umbenennen oder löschen können.
Bestehende Standard-Tags
Einige Tags werden von CentralStationCRM automatisch vergeben. Sie finden diese in den entsprechenden Übersichten oberhalb der von Ihnen selbst erstellten Tags:
meine beobachteten: Inhalte, die Sie beobachten
hat keine Tags: Inhalte, die bisher mit keinem Tag versehen wurden
hat (keine) Aufgaben: Inhalte, bei denen (keine) offenen Aufgaben bestehen
keine verknüpfte Firma: Personen, die keiner Firma zugeordnet wurden
keine verknüpfte Person: Firmen, die keine Person als Mitarbeiter zugeordnet haben
Import-Tags: Tags, die Art und Zeitpunkt des Imports ins CRM markieren
Nach Tags filtern
Sie können Ihre Kontakte, Angebote und Projekte nach Tags filtern, also nur nur die Inhalte anzeigen zu lassen, die ein bestimmtes Tag besitzen. Dafür gehen Sie auf die entsprechende Listenansicht, in der alle bestehenden Tags rechts angezeigt werden. Klicken Sie auf ein Tag, werden nur noch die Kontakte angezeigt, die dieses Tag besitzen.
Filtern Sie nach mehreren Tags gleichzeitig, indem Sie mehrere anklicken, werden Ihnen diejenigen Einträge angezeigt, die all diese Tags zugleich besitzen. Es handelt sich dabei um eine sog. “Und-Verknüpfung”.
Benötigen Sie hingegen eine “Oder-Verknüpfung”, weil bei den Einträgen Ihres Filters nur ein Kriterium von mehreren erfüllt sein muss, müssen Sie über weitere Optionen die “Erweiterten Filter” aktivieren. Mehr dazu lesen Sie im Artikel Erweiterte Filterfunktionen.
Gut zu wissen…
Eigene Sortierung von Tags
Die Tags werden in der rechten Spalte der Übersichtsseiten in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Falls Sie besonders wichtige Tags ganz oben angezeigt haben möchten, oder eine andere Gruppierung als eine alphabetische bevorzugen, können Sie sich damit behelfen, dem Namen des Tags eine Zahl oder ein Sonderzeichen voranzustellen.
Damit würde z.B. !Prio-Kunde nicht bei P sondern noch oberhalb von A bei ! gelistet werden.
Falls Sie also nicht möchten, dass A-Kunde bei A gelistet wird, B-Kunde bei B und C-Kunde bei C, sondern alle drei an einer Stelle, könnte eine Lösung so aussehen: $A-Kunde, $B-Kunde und $C-Kunde.
Wenn Sie einem Inhalt ein Tag entziehen, das an keiner weiteren Stelle verwendet wird, verschwindet das Tag gänzlich aus dem System. In den Übersichten werden somit nie ungenutzte Tags angezeigt.
Tags werden für Personen, Firmen, Angebote und Projekte getrennt angelegt. Möchten Sie beispielsweise das Tag “Bestandskunde” sowohl bei Personen als auch bei Firmen führen, müssen Sie es für jeden Bereich einzeln anlegen.
Wieviele Tags können vergeben werden?
Es gibt keine Obergrenze bei Tags. Allerdings sollte man die Zahl der Tags auch nicht so groß werden lassen, da es sonst unübersichtlich werden kann.