Tags helfen dir dabei, die Personen, Firmen, Angebote und Projekte in deinem CRM zu organisieren. Bei Tags handelt es sich um Schlagwörter, die du selbst definierst und den Personen etc. anheftest. Damit kannst du diese nach selbst gewählten Kriterien kategorisieren und filtern.
Tags kannst du auf verschiedene Weisen zuweisen und entziehen.
Tags einzelnen Inhalten vergeben und entziehen
Klicke in der Detailansicht einer Person, Firma, eines Projekts oder Angebots in der Box rechts auf bearbeiten neben der Überschrift „Tags“. Es erscheint eine Liste aller bestehenden Tags, die du per Klick hinzufügen oder entziehen kannst. Ist noch kein passendes dabei, kannst du ein neues Tag anlegen.
Tags mehreren Inhalten vergeben oder entziehen
Wenn du ein Tag bei mehreren Inhalten, z. B. Personen, gleichzeitig hinzufügen oder löschen möchtest, wähle die entsprechenden Datensätze zunächst in der (ggf. gefilterten) Personenübersicht per Häkchen auf der linken Seite aus.
Klicke anschließend oberhalb der Liste auf Aktionen und dann auf Taggen. Wähle nun entweder die Option Tag hinzufügen oder Tag entfernen und tippe im Feld darunter den Namen des entsprechenden Tags ein. Mit Eingabe des ersten Zeichens werden dir die bestehenden Tags angezeigt. Wähle das Tag aus und bestätige deine Aktion durch Klick auf den Button unten.
Tags gänzlich löschen und umbenennen
Um bestehende Tags umzubenennen oder komplett aus deinem CRM zu entfernen, klicke auf einer Übersichtsseite rechts neben der Überschrift „Tags“ auf weitere Optionen. Unter Tags verwalten erscheint eine Übersicht aller bestehender Tags. Über die Buttons am Kopf der Liste kannst du die angezeigten Tags auf Personen, Firmen, Angebote oder Projekte beschränken und nach Anfangsbuchstaben filtern. Wenn dein Mauszeiger auf einem Tag in der Liste verweilt, erscheinen rechts Buttons, über die du sie umbenennen oder löschen kannst.
Bestehende Standard-Tags
Einige Tags werden von CentralStationCRM automatisch vergeben. Du findest diese in den entsprechenden Übersichten oberhalb der von dir selbst erstellten Tags:
meine beobachteten: Inhalte, die du beobachtst
hat keine Tags: Inhalte, die bisher mit keinem Tag versehen wurden
hat (keine) Aufgaben: Inhalte, bei denen (keine) offenen Aufgaben bestehen
keine verknüpfte Firma: Personen, die keiner Firma zugeordnet wurden
keine verknüpfte Person: Firmen, die keine Person als Mitarbeiter zugeordnet haben
Import-Tags: Tags, die Art und Zeitpunkt des Imports ins CRM markieren
Nach Tags filtern
Du kannst deine Kontakte, Angebote und Projekte nach Tags filtern, also nur die Inhalte anzeigen zu lassen, die ein bestimmtes Tag besitzen. Dafür gehst du auf die entsprechende Listenansicht, in der alle bestehenden Tags rechts angezeigt werden. Klickst du auf ein Tag, werden nur noch die Kontakte angezeigt, die dieses Tag besitzen.
Filterst du nach mehreren Tags gleichzeitig, indem du mehrere anklickst, werden dir diejenigen Einträge angezeigt, die all diese Tags zugleich besitzen. Es handelt sich dabei um eine sog. „Und-Verknüpfung“.
Benötigst du hingegen eine „Oder-Verknüpfung“, weil bei den Einträgen deines Filters nur ein Kriterium von mehreren erfüllt sein muss, musst du über weitere Optionen die „Erweiterten Filter“ aktivieren. Mehr dazu kannst du im Artikel nachlesen, Erweiterte Filterfunktionen.
Gut zu wissen …
Eigene Sortierung von Tags
Die Tags werden in der rechten Spalte der Übersichtsseiten in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Falls du besonders wichtige Tags ganz oben angezeigt haben möchtest, oder eine andere Gruppierung als eine alphabetische bevorzugst, kannst du dich damit behelfen, dem Namen des Tags eine Zahl oder ein Sonderzeichen voranzustellen.
Damit würde z. B. !Prio-Kunde nicht bei P, sondern noch oberhalb von A bei ! gelistet werden.
Falls du also nicht möchtest, dass A-Kunde bei A gelistet wird, B-Kunde bei B und C-Kunde bei C, sondern alle drei an einer Stelle, könnte eine Lösung so aussehen: $A-Kunde, $B-Kunde und $C-Kunde.
Wenn du einem Inhalt ein Tag entziehst, das an keiner weiteren Stelle verwendet wird, verschwindet das Tag gänzlich aus dem System. In den Übersichten werden somit nie ungenutzte Tags angezeigt.
Tags werden für Personen, Firmen, Angebote und Projekte getrennt angelegt. Möchtest du beispielsweise das Tag „Bestandskunde“ sowohl bei Personen als auch bei Firmen führen, musst du es für jeden Bereich einzeln anlegen.
Wie viele Tags können vergeben werden?
Es gibt keine Obergrenze bei Tags. Allerdings sollte man die Zahl der Tags auch nicht so groß werden lassen, da es sonst unübersichtlich werden kann.