Wenn du das Gruppensystem von CentralStationCRM aktiviert hast, kannst du die Sichtbarkeit von Seiten in deinem Account für bestimmte Nutzer einschränken. So kannst du z. B. Angebote nur für Festangestellte sichtbar machen oder jedem Außendienstler nur jene Personen zeigen, für die er auch zuständig ist.
Accountinhaber und Co-Inhaber können in den Accounteinstellungen Gruppen erstellen, denen nur eine bestimmte Auswahl von Personen, Firmen, Angeboten oder Projekten zugeordnet ist. Anschließend können sie bestimmen, welche Nutzer Zugriff auf welche Gruppen haben sollen.
Gruppen werden häufig für Abteilungen oder Zuständigkeitsbereiche genutzt, also für Kategorien, unter denen man mehrere Nutzer zusammenfassen kann. Beispiele dafür wären „Vertrieb Süd“, „Buchhaltung“ oder „Telefonmarketing“.
Gruppen anlegen
Um Gruppen anzulegen oder zu bearbeiten, klicke oben rechts auf das Zahnrad und wähle Accounteinstellungen. (Beachte, dass du dafür Inhaber- oder Co-Inhaberrechte haben musst.) Klicke dort auf Gruppen verwalten.
Hier kannst du neue Gruppen anlegen und bestehende umbenennen bzw. löschen. Beachte, dass alle Kontakte, die du nicht einer deiner individuell erstellten Gruppen hinzufügst, automatisch der Gruppe „Basis“ angehören, auf die grundsätzlich alle Nutzer uneingeschränkten Zugriff haben. Es gibt somit keine Inhalte ohne eine Gruppe.
Außerdem legst du hier fest, welche Nutzer welchen Gruppen zugeordnet werden.
Der nächste Schritt nach dem Erstellen der Gruppen ist die Verteilung von Kontakten, Angeboten und/oder Firmen auf Ihre Gruppen. Wie du dafür vorgehst, erfährst du im Artikel CRM-Inhalte Gruppen zuweisen.
Gut zu wissen...
Nutzer mit Inhaber- und Co-Inhaber-Rechten können ihre Status-Seite nach anderen Nutzern filtern. Dadurch können sie auch Einträge bei CRM-Inhalten sehen, auf die der Zugriff eingeschränkt ist. Das liegt daran, dass sie die Gruppenzugehörigkeiten ohnehin jederzeit in den Accounteinstellungen bearbeiten und sich Zugriff verschaffen können. Soll das nicht gewünscht sein, dürfen Nutzer maximal „Erweiterte Rechte“, aber eben keine (Co-)Inhaber-Rechte haben.
Dieser Artikel gehört zu Gruppensystem.