Wenn Sie das Gruppensystem von CentralStationCRM aktiviert haben, können Sie die Sichtbarkeit von Seiten in Ihrem Account für bestimmte Nutzer einschränken. So können Sie z.B. Angebote nur für Festangestellte sichtbar machen oder jedem Außendienstler nur jene Personen zeigen, für die er auch zuständig ist.
Accountinhaber und Co-Inhaber können in den Accounteinstellungen Gruppen erstellen, denen nur eine bestimmte Auswahl von Personen, Firmen, Angeboten oder Projekten zugeordnet ist. Anschließend können sie bestimmen, welche Nutzer Zugriff auf welche Gruppen haben sollen.
Gruppen werden häufig für Abteilungen oder Zuständigkeitsbereiche genutzt, also für Kategorien, unter denen man mehrere Nutzer zusammenfassen kann. Beispiele dafür wären “Vertrieb Süd”, “Buchhaltung” oder “Telefonmarketing”.
Gruppen anlegen
Um Gruppen anzulegen oder zu bearbeiten klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad und wählen Accounteinstellungen. (Beachten Sie, dass Sie dafür Inhaber- oder Co-Inhaberrechte haben müssen.) Klicken Sie dort auf Gruppen verwalten.
Hier können Sie neue Gruppen anlegen und bestehende umbenennen bzw. löschen. Beachten Sie, dass alle Kontakte, die Sie nicht einer Ihrer individuell erstellten Gruppen hinzufügen, automatisch der Gruppe "Basis" angehören. Es gibt also keine Inhalte ohne eine Gruppe.
Außerdem legen Sie hier fest, welche Nutzer welchen Gruppen zugeordnet werden.
Der nächste Schritt nach dem Erstellen der Gruppen ist die Verteilung von Kontakten, Angeboten und/oder Firmen auf Ihre Gruppen. Wie Sie dafür vorgehen, lesen Sie im Artikel CRM-Inhalte Gruppen zuweisen.
Gut zu wissen...
Nutzer mit Inhaber- und Co-Inhaber-Rechten können ihre Status-Seite nach anderen Nutzern filtern. Dadurch können sie auch Einträge bei CRM-Inhalten sehen, auf die der Zugriff eingeschränkt ist. Das liegt daran, dass sie die Gruppenzugehörigkeiten ohnehin jederzeit in den Accounteinstellungen bearbeiten und sich Zugriff verschaffen können. Soll das nicht gewünscht sein, dürfen Nutzer maximal "Erweiterte Rechte", aber eben keine (Co-)Inhaber-Rechte haben.
Dieser Artikel gehört zu Gruppensystem.