Normalerweise hinterlegt man bei CentralStationCRM E-Mails per Ablage-E-Mail-Adresse. Wenn du allerdings ein Microsoft-365-Konto hast, kannst du die E-Mail-Ablage automatisieren.
Einrichten und Trennen der Integration zu Microsoft 365
Klicke in deinem Account oben rechts auf das Zahnrad und wähle Meine Einstellungen. Klicke dort im Menü links auf Microsoft 365. Auf der Seite, die du durch Klick auf den Button Mehr zur Microsoft-365-Integration erreichst, kannst du die Schnittstelle durch Eingabe deiner Anmeldedaten bei Microsoft aktivieren bzw. eine bestehende Schnittstelle wieder trennen.
Welche E-Mails werden abgelegt und welche nicht?
Während die Integration aktiv ist, werden eingehende wie ausgehende E-Mails abgelegt, deren Empfänger bzw. Absender im CRM als Kontakte hinterlegt sind. Entscheidend ist dabei, dass die E-Mail-Adresse des CRM-Kontakts mit der des Absenders bzw. Empfängers der E-Mail übereinstimmt.
Gibt es keine Übereinstimmung bei der E-Mail-Adresse des Empfängers bzw. Absenders und der E-Mail-Adresse eines CRM-Kontakts, wird die E-Mail nicht abgelegt. Es landen also nur E-Mails in Ihrem CRM-Account, bei denen zumindest ein Beteiligter dem CRM bekannt ist.
Keine E-Mail-Kommunikation mit anderen Nutzern
Für jeden Nutzer erstellt CentralStationCRM automatisch eine Personenseite mit dem Label „Kollege & CRM-Nutzer“. Mit dem Ziel, externe und nicht interne Kommunikation abzulegen, findet bei solchen „Kollegen & CRM-Nutzern“ – wie bei der manuellen E-Mail-Ablage auch – keine E-Mail-Ablage statt.
Beachte, dass das entscheidende Kriterium für diese Regel ist, dass es sich um ebendiese automatisch erzeugten Personenseiten von CRM-Nutzern handelt.
Andersrum formuliert: E-Mails werden bei selbst erstellten Kontakten abgelegt, bei automatisch erzeugten Nutzer-Kontakten nicht.