Die E-Mail-Ablage in CentralStationCRM funktioniert so, dass Sie Ihre E-Mails wie gewohnt mit Ihrem Standardmailprogramm versenden (z.B. Outlook, Apple Mail oder Gmail). Zusätzlich zum Adressaten bekommt jedoch Ihr CRM-System eine Kopie dieser E-Mail und erkennt darin den Empfänger. So können wir die E-Mail dem richtigen Kontakt in Ihrem CRM zuordnen, ohne dass Sie zusätzlich etwas machen müssen. Das funktioniert für jeden Kontakt in Ihrem CentralStationCRM, sofern Sie die E-Mail-Adresse des Kontaktes hinterlegt haben und der Empfänger kein Kollege/ CRM-Nutzer ist.
Ausgehende E-Mails ablegen
Um eine E-Mail zu versenden und parallel in Ihrem CentralStationCRM abzulegen, klicken Sie auf eine E-Mail Adresse im CRM-System. Dadurch öffnet Ihr Mailprogramm eine neue E-Mail und Ihre persönliche CRM Ablage Adresse wird automatisch in der BCC-Zeile als Empfänger hinzugefügt. Die E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte finden Sie grundsätzlich in der rechten Spalte auf der Seite der Person oder Firma.
Wenn Sie die E-Mail nicht aus dem CRM heraus, sondern direkt über Ihr Mailprogramm schreiben, fügen Sie Ihre persönliche E-Mail-Ablageadresse einfach als Kopieempfänger (BCC) hinzu.
Die Adresse Ihrer persönlichen E-Mail-Ablage ist für alle Personen dieselbe. Sie finden sie, wenn Sie rechts oben im System auf das Zahnrad und dort auf Meine Einstellungen klicken.
Links in dem Kasten finden Sie dann den Satz: "Ihre persönliche E-Mail Ablage für Personen lautet" und dann eine Adresse im Stile von: "IhrName-1234@mailin.centralstationcrm.net"
E-Mails an mehrere Empfänger senden
Wenn Sie eine E-Mail an bis zu 30 Personen gleichzeitig verschicken möchten, müssen Sie nicht den Umweg über einen Export oder ein Newsletter-Tool gehen. Wählen Sie stattdessen die Empfänger in der Personenübersicht aus, klicken auf Aktionen, dann auch E-Mail schreiben und abschießend auf Mein E-Mail Programm öffnen. Wir kopieren die E-Mail-Adressen aller markierten Personen dann automatisch in die BCC-Zeile Ihres Mailprogramms. Die Funktion ist begrenzt auf 30 E-Mail-Adressen, da ansonsten die Gefahr groß ist, als Spam eingestuft zu werden.
Eingehende E-Mails im CRM ablegen
Eingehende E-Mails können Sie ebenfalls im CRM ablegen. Leiten Sie die eingegangene E-Mail dazu einfach an Ihre E-Mail-Ablageadresse weiter. In der Regel beinhalten die ersten Zeilen bei einer weitergeleiteten E-Mail automatisch etwas wie: Von, Betreff, Datum, An. Wir schauen dann, wer der Absender war und legen dort die E-Mail ab.
Wenn Sie sich diese CRM-E-Mail-Adresse einmal in Ihrem Mailprogramm als Kontakt anlegen (einfach unter dem Namen CRM o.ä.), brauchen Sie in Zukunft wahrscheinlich immer nur die ersten zwei oder drei Zeichen in die Empfängerzeile eintragen und das Programm vervollständigt den Rest automatisch.
Wichtig: Leiten Sie bitte immer nur eine E-Mail weiter. Voraussetzung für die korrekte Zuordnung im CRM ist, dass der Absender bereits mit seiner richtigen E-Mail-Adresse im CRM angelegt wurde. Dann wird das durch die E-Mail-Ablage korrekt zugeordnet und die abgelegte E-Mail findet sich dann im Verlauf der Person.
Hier finden Sie einen kurzen Screencast zur Erklärung der E-Mail-Ablage. (Das Design hat sich seit Erstellung des Videos etwas geändert, die Systematik ist aber dieselbe geblieben).
E-Mail Blacklist für häufig verschickte Dokumente
Wenn Sie regelmäßig gleiche Dokumente an Ihre E-Mails anhängen oder ein Logo in Ihrer E-Mail Signatur integriert haben, können wir diese Dateien beim Eingang über Ihre E-Mail-Ablage ignorieren. Die Dateien werden dann nicht mehrfach gespeichert. Geben Sie dazu den Dateinamen oder eine Dateiart in das Formularfeld ein. Gehen Sie dazu auf Einstellungen und auf Meine Einstellungen Mehrere Dateien können Sie durch ein Komma getrennt hintereinander auflisten.
Hierzu haben Sie mehrere Möglichkeiten, um spezielle Dateien oder ganze Dateiendungen beim Eingang einer E-Mail auf Ihrer E-Mail Ablage zu ignorieren.
Exakte Dateinamen
Wenn Sie ein Dokument regelmäßig versenden, es aber nicht mehrfach in Ihrem CentralStationCRM abgelegt haben möchten, können Sie diese spezifische Datei ausschließen. Häufig ist dies der Fall, wenn Sie ein Logo oder eine Grafik in Ihrer E-Mail-Signatur integriert haben und diese ansonsten immer als Anhang gespeichert würde. In dem Fall fügen Sie den exakten Namen der Datei inklusive der Dateiendung in das Textfeld ein, zum Beispiel also "Signatur-Logo.jpg".
Ähnliche Dateinamen
Wenn Sie beispielsweise regelmäßig Unternehmenspräsentationen versenden und die Dateinamen immer mit "Unternehmenspraesentation" beginnen können Sie diese ebenfalls ausschließen. Geben Sie dazu den Begriff gefolgt von einem Sternchen in das Textfeld ein, zum Beispiel "Unternehmenspraesentation_*".
Komplette Dateitypen
Wenn Sie komplette Dateitypen, wie zum Beispiel große Video- oder Grafikdateien ausschließen möchten, können Sie auch dies tun. Fügen Sie dazu das Dateiformat mit einem voran gestellten Sternchen ein. Wir werden dann alle Dateien, die das Dateiformat haben, nicht speichern. Tiff Grafik Dateien könnten Sie zum Beispiel mit "*.tiff" ausschließen.
Wenn Sie mehrere Filter auf die schwarze Liste setzen möchten können Sie dies tun, indem Sie sie durch ein Komma trennen. Wenn Sie "Signatur-Logo.jpg,*.tiff" in das Feld eintragen, würden also beispielsweise alle .tiff Dateien und Dateien mit dem Namen Signatur-Logo.jpg verworfen.
Mails vertraulich ablegen
Nutzer mit erweiterten Rechten können Notizen und E-Mails nachträglich als "vertraulich" markieren. Noch schneller geht es, indem Sie einfach "+confidential" an die Ablage-Adresse anhängen, nach dem Prinzip "Name-123456789+confidential@mailin.centralstationcrm.net".
Gut zu wissen...
Neben "externen" Personen, (Kunden, Partner, etc.) enthält Ihr Account auch für jeden bestehenden wie ehemaligen CRM-Nutzer eine eigene Personenseite. Diese Personenseiten werden automatisch erstellt und sind erkennbar am Label "(ehem). Kollege & CRM-Nutzer". Die E-Mail-Ablage auf Seiten von (ehemaligen) CRM-Nutzern wird generell ausgeschlossen. Das liegt unter anderem daran, dass Kollegen häufig in cc gesetzt werden und ihre Verläufe dadurch mit E-Mails volllaufen würden, die an dieser Stelle keine besondere Relevanz haben.