Digitale Visitenkarten, sog. vCards (mit Dateiendung .vcf) lassen sich leicht in CentralStationCRM-Kontakte umwandeln. Das Format findet sich häufig bei Kontakten in Microsoft Outlook, Apple Address Book, Google Contacts sowie diversen Webseiten (LinkedIn, u.a.). Auch Visitenkartenscanner, mit denen Sie physische Visitenkarten digitalisieren können, geben vcf-Dateien aus.
vCards lassen sich auf zwei Weisen zu CRM-Kontakten machen:
Dateiupload im CRM
Wenn Sie eine vCard-Datei auf Ihrer Festplatte gespeichert haben, können Sie diese direkt hochladen.
Gehen Sie im CRM auf den Reiter Personen
Klicken Sie in der rechten Spalte auf den Link Daten importieren
Wählen Sie die Option Visitenkarten-Datei
Klicken Sie auf Datei auswählen, um die Datei an ihrem Speicherort zu finden und hochzuladen.
Wenn Sie viele vCards auf einmal hochladen möchten, empfiehlt es sich diese vorher zu zippen (kopieren Sie alle vCards in einen Ordner, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen im Drop-Down-Menü den Eintrag "Senden an…" Klicken Sie auf "Zip-komprimierter Ordner". Bei Mac heißt die Funktion Ordner komprimieren.
Import der vCards via E-Mail
Hat Ihr E-Mail-Programm ein Adressbuch, dessen Kontakte Sie weiterleiten können, oder haben Sie vCards per E-Mail zugeschickt bekommen, können Sie Visitenkartendateien an Ihre persönliche vCard-Ablageadresse senden.
Ihre vCard-Ablageadresse finden Sie mit einem Klick auf Daten importieren rechts auf der Seite Personen. Klicken Sie dort auf Visitenkarten-Datei und lesen Sie sie dort ab:
An die E-Mail-Adresse können Sie mehrere einzelne Visitenkarten oder aber eine ZIP-Datei mit mehreren Visitenkarten anhängen. Wir führen dann automatisch einen Import durch. So funktioniert der Import Schritt für Schritt:
Erzeugen Sie in Ihrem E-Mail-Programm eine neue E-Mail mit Vistenkarten im Anhang.
Setzen Sie Ihre vCard-Ablageadresse in die Empfänger-Zeile.
Schicken Sie die E-Mail ab.
Innerhalb der nächsten Minuten werden die Kontakte im CRM angelegt.
Große vCard-Datei in einzelne vCards aufteilen mit vCard Splitter
Möglicherweise kann es nötig werden, einzelne große vCard-Dateien in die einzelnen Adress-vCards aufzuteilen (z.B. wenn man nur einen Teil der großen vCard-Datei oder einzelne Kontakte importieren möchte). Manche Adressbücher erzeugen beim Export eine einzige große vCard-Datei, aber es gibt Abhilfe mit Philip Storry's vCard Splitter, zum Download geht es hier:
Philip Storry - vCard Splitter
Das Tool erlaubt auch die Änderung des Formats (z.B. Version 3.0 / Optimierung für Apple iCloud) per Checkbox.
Wundern Sie sich nicht wenn während des Split-Vorgangs das Programm in Ruhe verharrt oder scheinbar nichts passiert - man muss dann einfach nur kurz warten. Wir haben das Tool mit großen vCards (über 4.000 Kontakte in einer vCard-Datei) erfolgreich getestet und es funktioniert.