Digitale Visitenkarten, sog. vCards (mit Dateiendung .vcf) lassen sich leicht in CentralStationCRM-Kontakte umwandeln. Das Format findet sich häufig bei Kontakten in Microsoft Outlook, Apple Address Book, Google Contacts sowie diversen Webseiten (LinkedIn, u. a.). Auch Visitenkartenscanner, mit denen du physische Visitenkarten digitalisieren kannst, geben vcf-Dateien aus.
vCards lassen sich auf zwei Weisen zu CRM-Kontakten machen:
Dateiupload im CRM
Wenn du eine vCard-Datei auf deiner Festplatte gespeichert hast, kannst du diese direkt hochladen.
Gehe im CRM auf den Reiter Personen
Klicke in der rechten Spalte auf den Link Daten importieren
Wähle die Option Visitenkarten-Datei
Klicke auf Datei auswählen, um die Datei an ihrem Speicherort zu finden und hochzuladen.
Wenn du viele vCards auf einmal hochladen möchtest, empfiehlt es sich diese vorher zu zippen (kopiere alle vCards in einen Ordner, klicke mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wähle im Drop-down-Menü den Eintrag „Senden an …“ Klicke auf „ZIP-komprimierter Ordner“. Bei Mac heißt die Funktion Ordner komprimieren.
Import der vCards via E-Mail
Hat dein E-Mail-Programm ein Adressbuch, dessen Kontakte du weiterleiten kannst, oder hast du vCards per E-Mail zugeschickt bekommen, kannst du Visitenkartendateien an deine persönliche vCard-Ablageadresse senden.
Deine vCard-Ablageadresse findest du mit einem Klick auf Daten importieren rechts auf der Seite Personen. Klicke dort auf Visitenkarten-Datei und lesee sie dort ab:
An die E-Mail-Adresse kannst du mehrere einzelne Visitenkarten oder aber eine ZIP-Datei mit mehreren Visitenkarten anhängen. Wir führen dann automatisch einen Import durch. So funktioniert der Import, Schritt für Schritt:
Erzeuge in deinem E-Mail-Programm eine neue E-Mail mit Visitenkarten im Anhang.
Setze deine vCard-Ablageadresse in die Empfänger-Zeile.
Schicke die E-Mail ab.
Innerhalb der nächsten Minuten werden die Kontakte im CRM angelegt.
Große vCard-Datei in einzelne vCards aufteilen mit vCard Splitter
Möglicherweise kann es nötig werden, einzelne große vCard-Dateien in die einzelnen Adress-vCards aufzuteilen (z. B. wenn man nur einen Teil der großen vCard-Datei oder einzelne Kontakte importieren möchte). Manche Adressbücher erzeugen beim Export eine einzige große vCard-Datei, aber es gibt Abhilfe, mit Philip Storry’s vCard Splitter, zum Download geht es hier:
Philip Storry - vCard Splitter
Das Tool erlaubt auch die Änderung des Formats (z.B. Version 3.0 / Optimierung für Apple iCloud) per Checkbox.
Wundere dich nicht, wenn während des Split-Vorgangs das Programm in Ruhe verharrt oder scheinbar nichts passiert – man muss dann einfach nur kurz warten. Wir haben das Tool mit großen vCards (über 4.000 Kontakte in einer vCard-Datei) erfolgreich getestet und es funktioniert.