vCard Dateien (im Format .vcf) erhalten Sie zum Beispiel von E-Mail Anwendungen wie Microsoft Outlook, Apple Address Book, Google Contacts sowie von diversen Webseiten (LinkedIn, u.a.). Reine Firmen-vCards, wie sie etwa mit Apple-Mail erstellt werden können, werden nicht unterstützt. Das Format sollte .vcf heißen (nicht das Outlook eigene Format .msg für "Messanger"-Datei)
Import der vCards via E-Mail
Der einfachste Weg Ihre vcf-Dateien in das CRM zu übertragen, ist per E-Mail. Das funktioniert, indem Sie Visitenkartendateien als Mailanhang an Ihre CRM-Ablageadresse senden (Die Ablageadresse finden Sie mit einem Klick auf das Zahnrad rechts oben unter Meine Einstellungen). Den Text der E-Mail lassen Sie einfach leer, auch den Betreff. An die E-Mail können Sie mehrere einzelne Visitenkarten oder aber eine ZIP Datei mit mehreren Visitenkarten anhängen. Wir führen dann automatisch einen Import durch. So funktioniert der Import Schritt für Schritt:
Erstellen Sie eine neue, leere E-Mail und hängen Sie die vCard-Datei(en) an
Schreiben Sie das Wort "Import" in die Betreffzeile
Fügen Sie Ihre CRM-Ablageadresse in die "An"-Zeile. Ihre Ablageadresse finden Sie in Ihren Einstellungen (Oben rechts das Zahnrad, dann auf "Meine Einstellungen", dann unter: "Ihre persönliche E-Mail Ablage für Personen lautet"
Klicken Sie auf "Senden"
Innerhalb der nächsten Minuten werden Ihre Kontakte nun im CRM angelegt. Sie können währenddessen weiterarbeiten.
vCard-Upload von der Festplatte
Sollten Sie Ihre vCard-Dateien bereits auf Ihrem Rechner, bzw. Ihrer Festplatte gespeichert haben, können Sie diese auch direkt hochladen. Gehen Sie dazu vor wie folgt:
Gehen Sie im CRM auf den Reiter Personen
Klicken Sie in der rechten Spalte auf den Link Daten importieren
Wählen Sie die Visitenkarten Datei Option
Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie Ihre Datei.
Wenn Sie viele vCards auf einmal hochladen möchten, empfiehlt es sich diese vorher zu zippen (kopieren Sie alle vCards in einen Ordner, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen im Drop-Down-Menü den Eintrag "Senden an…" Klicken Sie auf "Zip-komprimierter Ordner". Bei Mac heißt die Funktion Ordner komprimieren.
Wichtig:
Es sollte sich nur um Personenkontakte handelt. Reine Firmen-vCards, wie sie etwa aus Apple-Mail generierbar sind, werden nicht unterstützt.
Das Format sollte .vcf heißen (nicht wie manchmal von Outlook erstellt .msg für "Message"-Datei)
Achten Sie grundsätzlich beim Import darauf, dass wir nicht mehr Kontakte importieren können, als das Kontakt-Limit Ihres Accounts hergibt.
Große vCard-Datei in einzelne vCards aufteilen mit vCard Splitter
Möglicherweise kann es nötig werden, einzelne große vCard-Dateien in die einzelnen Adress-vCards aufzuteilen (z.B. wenn man nur einen Teil der großen vCard-Datei oder einzelne Kontakte importieren möchte). Manche Adressbücher erzeugen beim Export eine einzige große vCard-Datei, aber es gibt Abhilfe mit Philip Storry's vCard Splitter, zum Download geht es hier:
Philip Storry - vCard Splitter
Das Tool erlaubt auch die Änderung des Formats (z.B. Version 3.0 / Optimierung für Apple iCloud) per Checkbox.
Wundern Sie sich nicht wenn während des Split-Vorgangs das Programm in Ruhe verharrt oder scheinbar nichts passiert - man muss dann einfach nur kurz warten. Wir haben das Tool mit großen vCards (über 4.000 Kontakte in einer vCard-Datei) erfolgreich getestet und es funktioniert.