Als CentralStationCRM-Nutzer kannst du die Erweiterung EchtPost einsetzen, um Postkarten an deine Kontakte zu versenden. Im Folgenden möchten wir dir zeigen, wie du dein EchtPost Account mit deinem CentralStationCRM Account verbinden und dadurch Kontakte dauerhaft synchronisieren kannst.
Logge dich zunächst bei EchtPost ein. Klicke auf Kontakte, dann auf Kontakte importieren. Klicke anschließend auf CentralStationCRM Synchronisation.
Du wirst zu CentralStationCRM geleitet, wo du deine CRM-Login-Daten eingeben musst. Im Anschluss wirst du gefragt, ob du EchtPost Zugriff auf deine Kontakte gewähren möchtest. Klicke auf Zugriff gewähren.
Im nächsten Schritt kannst du definieren, welche Kontakte synchronisiert werden sollen. Grundvoraussetzung für die Synchronisation deiner Kontakte zwischen CentralStationCRM und EchtPost ist, dass bei den Kontakten in CentralStationCRM eine Postadresse hinterlegt wurde. Sollte diese fehlen, werden die entsprechenden Personen auch nicht zu EchtPost übertragen.
Du kannst wählen, ob du nur Kontakte aus einem gespeicherten Filter zu EchtPost übertragen möchtest oder ob alle Kontakte synchronisiert werden sollen. In dem Fall werden auch Kontakte, die zukünftig in CentralStationCRM angelegt werden, automatisch zu EchtPost übertragen.
Außerdem kannst du an dieser Stelle definieren, welche Adresse zu EchtPost übertragen werden soll, für den Fall, dass einem Kontakt mehr als eine Adresse zugeordnet ist. Mit einem Klick wählst du an dieser Stelle, ob die Büroanschrift, die private Anschrift oder die Anschrift der Firmenzentrale bevorzugt übertragen werden soll. Sollte nur eine Adresse pro Kontakt angelegt sein, wird diese automatisch mit EchtPost synchronisiert, unabhängig davon, ob es die Büro-Adresse oder die private Anschrift ist.
Klicke auf Import durchführen. Deine Kontakte werden dann im Hintergrund von CentralStationCRM zu EchtPost importiert.
Sobald die Synchronisation abgeschlossen ist, wird dir dies angezeigt und du erhältst zudem eine Übersicht, wie viele Kontakte zu EchtPost importiert wurden und wie viele Kontakte bei der Synchronisation übersprungen wurden, weil die Postanschrift unvollständig ist. Außerdem wird dir an dieser Stelle angezeigt, welche Kontakte leicht verändert importiert wurden. Hintergrund ist, dass allzu lange Adressdaten automatisch gekürzt werden, weil der Platz auf einer Postkarte begrenzt ist. In der Regel sollten die meisten Kontaktdaten aber problemlos und 1 zu 1 übertragen werden.
Wenn Kontakte nicht übertragen werden, ist dies ein Zeichen dafür, dass die Kontaktdaten nicht vollständig sind und noch einmal überprüft werden sollten. Nehme die Überarbeitung in jedem Fall in CentralStationCRM vor und nicht im Adressbuch. Wenn du die Kontakte im CRM überarbeitest, werden sie bei EchtPost automatisch upgedatet.
Im umgekehrten Fall findet keine Synchronisation statt: Wenn du also im EchtPost Adressbuch Kontakte veränderst, werden diese Veränderungen nicht in CentralStationCRM übernommen. Vor jeder Änderung erhältst du daher einen automatischen Hinweis von EchtPost, dass du die Daten doch lieber in CentralStationCRM anpassen musst.
Wenn du nun auf Kontakte klickst, werden dir alle importierten Kontakte angezeigt. Neben den Kontaktdaten werden auch die Schlagworte (“Tags”) importiert. Diese werden dir oberhalb der Kontakte angezeigt. Somit hast du die Möglichkeit, dir nur Kontakte, die in CentralStationCRM einem bestimmten Tag zugeordnet wurden, anzeigen zu lassen und auch nur an diese Kontakte ein Postkarten-Mailing zu verschicken.
Wenn du Postkarten über EchtPost verschickst, dann wird dies automatisch auch in CentralStationCRM angezeigt, und zwar in dem Moment, in dem die Postkarte versendet wird, also am Nachmittag des von dir gewählten Versandtages. Auf der jeweiligen Personenseite wird dann im Verlauf angezeigt, welche Postkarte du mit welchem Text und welchem Motiv verschickt hast.
Im folgenden Video wirst du noch einmal Schritt für Schritt durch die Synchronisation von Kontakten in EchtPost geführt.
Darüber wie du eine Postkarte oder ein Postkarten-Mailing über EchtPost verschickst, findest du alle Informationen in der EchtPost Hilfe.