Einrichtung
Um deinen CentralStationCRM-Account mit der Buchhaltungssoftware Lexware Office (ehem. Lexoffice) zu verbinden, gehe wie folgt vor:
Account verbinden und Zugriff erlauben
Navigiere über das Zahnrad rechts oben in die Accounteinstellungen. Dort klickst du auf den Menüpunkt Integrationen verwalten.
Finde in der Übersicht der Integrationen Lexware Office und klicke auf Integration einrichten. Auf der Folgeseite klicke erneut auf diesen Button. Du wirst nun zu Lexware Office geleitet.
Wenn du bei Lexware Office gerade ausgeloggt bist, wirst du zur Einrichtung der Integration gebeten, deine Login-E-Mail-Adresse und dein Passwort einzugeben. Ansonsten erscheint eine Seite mit der Autorisierungsanfrage von CentralStationCRM, auf der du auf den Button Zugriff erlauben klicken musst.
Optionen für den Datenimport (Lexware Office → CentralStationCRM)
Die Einstellungen regeln, welche Daten von Lexware Office zu CentralStationCRM übertragen werden.
Automatischer Beleg-Import
Während die Integration aktiv ist, können Belege, die in Lexware Office erstellt werden, automatisch in CentralStationCRM importiert werden. In den Import-Einstellungen legst du fest, ob es Rechnungen, Angebote oder beides sein sollen.
Entscheide, ob nur Belege in dein CRM übertragen werden sollen, zu denen in deinem Account auch Kontakte existieren, oder generell alle in Lexware Office erstellten Belege. In letzterem Fall werden die im CRM bislang noch fehlenden dazugehörigen Kontakte automatisch angelegt.
Manueller Kontakte-Import
Du hast die Möglichkeit, per Sammelimport Lexware-Office-Kontakte in deinen CRM-Account zu übertragen, zu denen mindestens ein Beleg existiert. Gib einfach an, wie alt die Belege dieser Kontakte maximal sein dürfen und starte den Import zusätzlicher Kontakte.
Du kannst zu diesen Einstellungen jederzeit zurückkehren und sie verändern bzw. einen (neuen) Kontakteimport durchführen.
Laufender Betrieb
Während man in den Einstellungen festlegen kann, welche Daten von Lexware Office zu CentralStationCRM übertragen werden, kann im CRM direkt auf den Seiten von Firmen, Personen oder Angeboten eine Datenübertragung zu Lexware Office angestoßen werden.
Datenexport (CentralStationCRM → Lexware Office)
Du kannst einzelne Datensätze per Mausklick von CentralStationCRM zu Lexware Office portieren.
Firmen: Auf der Firmenseite im CRM rechts auf Kontakt in Lexware Office erstellen klicken. Adresse, Telefonnummer und E-Mail werden übernommen.
Personen: Funktioniert genauso. Wichtig: In Lexware Office werden sie als eigenständige „Kontakte“ angelegt, nicht als Ansprechpartner einer Firma. „Firmen-Ansprechpartner“ können in Lexware Office nur manuell ergänzt werden.
Angebote: Per Klick auf Angebot in Lexware Office erstellen. Dort wird dann ein Angebotsentwurf erstellt, der automatisch mit der passenden Firma verknüpft ist. Fehlt die Firma dort noch, wird sie als Kunde angelegt. Posten und Preise ergänzt du in Lexware Office.
Nach der Übertragung erscheint anstelle der Option „in Lexware Office erstellen“ ein Link zum Datensatz in Lexware Office. So gelangst du direkt zum entsprechenden Pendant auf der anderen Seite.
Gut zu wissen
Die Integration ermöglicht Übertragungen, aber keine Synchronisation. Daten werden also immer in ihrem aktuellen Stand kopiert – spätere Änderungen gleichen sich nicht automatisch ab.
Belege werden nur übertragen, wenn die Integration zum Zeitpunkt ihrer Erstellung aktiv ist. Der Import älterer Belege ist nicht möglich.