In CentralStationCRM lassen sich neben einzelnen Aufgaben auch Aufgabenlisten (ToDo Listen) anlegen, in denen man Aufgaben thematisch gruppieren kann. Innerhalb dieser Listen lassen sich die Aufgaben verschieben und so beispielsweise nach Priorität oder Dringlichkeit sortieren.
Wenn man es mit immer ähnlichen Abläufen zu tun hat, lohnt es sich eine solche Aufgabenliste als Vorlage zu speichern. Auf diese Weise lassen sich Prozesse systematisieren, da Sie bei zukünftigen Projekten auf die gespeicherten Aufgabenlisten zugreifen können. Das spart Zeit und man läuft weniger Gefahr, etwas zu vergessen.
Aufgabenlisten lassen sich sowohl bei Personen, Firmen, Projekten und Angeboten einsetzen.
Neue Aufgabenliste anlegen
Um eine neue Aufgabenliste anzulegen, klicken Sie auf der Seite einer Person, Firma, eines Angebotes oder Projektes auf Aufgabenliste anlegen. Vergeben Sie nun einen Namen für die Aufgabenliste und optional eine Beschreibung und speichern diese. Danach kann man die Aufgaben erst einmal runtertippen und jeweils mit Enter bestätigen. Fälligkeit oder Verantwortlichkeit der jeweiligen Aufgabe können direkt definiert oder nachträglich ergänzt oder verändert werden.
Hält man die Maus über eine Aufgabe, erscheinen links zwei kleine Pfeile. Mit darauf gedrückt gehaltener Maustaste, lässt sich die Aufgabe nun nach unten und oben verschieben.
Aufgabenliste als Vorlage speichern
Rechts neben dem Titel der Aufgabenliste unter den drei grauen Punkten haben Sie die Möglichkeit, die Liste als Vorlage zu speichern.
Wenn Sie dann zukünftig eine Aufgabenliste anlegen, können Sie wählen, ob Sie eine neue Liste anlegen möchten oder eine bestehende Vorlage verwenden. Klicken Sie dazu auf Aufgabenliste anlegen und Vorlage wählen. An dieser Stelle werden Ihnen alle bestehenden Aufgabenlisten-Vorlagen angezeigt, unabhängig davon, wo diese initial angelegt wurde, also etwa bei einer Person oder einem Projekt.
Fälligkeitsdaten bei Aufgabenlisten-Vorlagen
Wenn Sie eine Vorlage verwenden, werden als Fälligkeitsdaten relative Daten verwendet. Dies machen wir am besten anhand eines Beispiels deutlich:
Sie erstellen am 1. Januar eine Aufgabenliste mit vier Aufgaben und speichern diese als Vorlage:
1. Aufgabe fällig am 5. Januar
2. Aufgabe fällig am 6. Januar
3. Aufgabe fällig am 21. Januar
4. Aufgabe fällig am 25. Januar
Wenn Sie nun am 15. Mai die Aufgabenliste bei einer anderen Person erneut verwenden, dann werden die Fälligkeiten der einzelnen Aufgaben automatisch anhand dieser relativen Daten gesetzt:
1. Aufgabe fällig am 19. Mai (also an Tag 4 nach Erstellung der Aufgabenliste)
2. Aufgabe fällig am 20. Mai (also an Tag 5 nach Erstellung der Aufgabenliste)
3. Aufgabe fällig am 4. Juni (also an Tag 20 nach Erstellung der Aufgabenliste)
4. Aufgabe fällig am 8. Juni (also an Tag 21 nach Erstellung der Aufgabenliste)
Vorlagen der Aufgabenlisten bearbeiten
Um als Vorlage gespeicherte Aufgabenlisten zu bearbeiten oder zu löschen, benötigen Sie Co-Inhaber- oder Inhaber-Rechte. Wenn Sie diese haben, klicken Sie oben hinter dem Zahnrad auf Accounteinstellungen.
Dort finden Sie auf der linken Seite die Option Vorlagen für Aufgabenlisten bearbeiten. Folgende Änderungen an den Aufgabenlisten können Sie an dieser Stelle vornehmen:
Name der Aufgabenliste ändern
Beschreibung hinzufügen oder ändern
gespeicherte Aufgaben umbenennen oder umsortieren
Fälligkeitsdaten für gespeicherte Aufgaben ändern (relative Daten)
Aufgabenliste löschen
Wenn Sie weitere Aufgaben zu der Aufgabenliste-Vorlage hinzufügen möchten, dann öffnen Sie die Vorlage bitte bei einer Person, Firma, oder einem Angebot oder Projekt und ergänzen dort die gewünschten zusätzlichen Aufgaben. Speichern Sie die Liste dann erneut als Vorlage und löschen Sie ggf. die alte Vorlage.
Beispiel: Akquise systematisieren mit Hilfe von Aufgabenlisten
In unserer Videoanleitung finden Sie ein konkretes Beispiel, wie Sie Aufgabenlisten im Rahmen des Akquise-Prozesses einsetzen.