In CentralStationCRM lassen sich neben einzelnen Aufgaben auch Aufgabenlisten (ToDo Listen) anlegen, in denen man Aufgaben thematisch gruppieren kann. Innerhalb dieser Listen lassen sich die Aufgaben verschieben und so beispielsweise nach Priorität oder Dringlichkeit sortieren.
Wenn man es mit immer ähnlichen Abläufen zu tun hat, lohnt es sich eine solche Aufgabenliste als Vorlage zu speichern. Auf diese Weise lassen sich Prozesse systematisieren, da du bei zukünftigen Projekten auf die gespeicherten Aufgabenlisten zugreifen kannst. Das spart Zeit und man läuft weniger Gefahr, etwas zu vergessen.
Aufgabenlisten lassen sich sowohl bei Personen, Firmen, Projekten und Angeboten einsetzen.
Neue Aufgabenliste anlegen
Um eine neue Aufgabenliste anzulegen, klicke auf der Seite einer Person, Firma, eines Angebotes oder Projektes auf Aufgabenliste anlegen. Vergebe nun einen Namen für die Aufgabenliste und optional eine Beschreibung und speicher diese. Danach kann man die Aufgaben erst einmal runtertippen und jeweils mit Enter bestätigen. Fälligkeit oder Verantwortlichkeit der jeweiligen Aufgabe können direkt definiert oder nachträglich ergänzt oder verändert werden.
Hält man die Maus über eine Aufgabe, erscheinen links zwei kleine Pfeile. Mit darauf gedrückt gehaltener Maustaste, lässt sich die Aufgabe nun nach unten und oben verschieben.
Aufgabenliste als Vorlage speichern
Rechts neben dem Titel der Aufgabenliste hast du durch Klick auf die drei grauen Balken die Möglichkeit, die Liste als Vorlage zu speichern.
Wenn du dann zukünftig eine Aufgabenliste anlegst, kannst du wählen, ob du eine neue Liste anlegen oder eine bestehende Vorlage verwenden möchtest. Klicke dazu auf Aufgabenliste anlegen und Vorlage wählen. An dieser Stelle werden dir alle bestehenden Aufgabenlisten-Vorlagen angezeigt, unabhängig davon, wo diese initial angelegt wurde, also etwa bei einer Person oder einem Projekt.
Fälligkeitsdaten bei Aufgabenlisten-Vorlagen
Wenn du eine Vorlage verwendest, werden als Fälligkeitsdaten relative Daten verwendet. Dies machen wir am besten anhand eines Beispiels deutlich:
du erstellst am 1. Januar eine Aufgabenliste mit vier Aufgaben und speicherst diese als Vorlage:
1. Aufgabe fällig am 5. Januar
2. Aufgabe fällig am 6. Januar
3. Aufgabe fällig am 21. Januar
4. Aufgabe fällig am 25. Januar
Wenn du nun am 15. Mai die Aufgabenliste bei einer anderen Person erneut verwendest, dann werden die Fälligkeiten der einzelnen Aufgaben automatisch anhand dieser relativen Daten gesetzt:
1. Aufgabe fällig am 19. Mai (also an Tag 4 nach Erstellung der Aufgabenliste)
2. Aufgabe fällig am 20. Mai (also an Tag 5 nach Erstellung der Aufgabenliste)
3. Aufgabe fällig am 4. Juni (also an Tag 20 nach Erstellung der Aufgabenliste)
4. Aufgabe fällig am 8. Juni (also an Tag 21 nach Erstellung der Aufgabenliste)
Vorlagen der Aufgabenlisten bearbeiten
Um als Vorlage gespeicherte Aufgabenlisten zu bearbeiten oder zu löschen, benötigst du Co-Inhaber- oder Inhaber-Rechte. Wenn du diese hast, klicke oben hinter dem Zahnrad auf Accounteinstellungen.
Dort findest du auf der linken Seite die Option Vorlagen für Aufgabenlisten bearbeiten. Folgende Änderungen an den Aufgabenlisten kannst du an dieser Stelle vornehmen:
Name der Aufgabenliste ändern
Beschreibung hinzufügen oder ändern
gespeicherte Aufgaben umbenennen oder umsortieren
Fälligkeitsdaten für gespeicherte Aufgaben ändern (relative Daten)
Aufgabenliste löschen
Wenn du weitere Aufgaben zu der Aufgabenliste-Vorlage hinzufügen möchtest, dann öffne die Vorlage bei einer Person, Firma, einem Angebot oder Projekt und ergänze dort die gewünschten zusätzlichen Aufgaben. Speicher die Liste dann erneut als Vorlage und lösche ggf. die alte Vorlage.
Beispiel: Akquise systematisieren mithilfe von Aufgabenlisten
In unserer Videoanleitung findest du ein konkretes Beispiel, wie du Aufgabenlisten im Rahmen des Akquise-Prozesses einsetzt.