Dinge, die erledigt werden müssen, oder an die Sie sich oder Ihre Kollegen erinnern wollen, können Sie per Aufgabe festhalten. Aufgaben können direkt auf den Seiten von bestimmten Personen, Firmen, Angeboten oder Projekten erstellt werden. Sind sie hingegen unabhängig von bestimmten CRM-Inhalten, können Sie sie auch ohne Bezug anlegen.
Alle Aufgaben im Überblick
Ob mit oder ohne Bezug, alle Aufgaben in Ihrem Account erscheinen gesammelt und chronologisch sortiert unter dem gleichnamigen Menüpunkt “Aufgaben”. Sie können die Aufgaben dort nach verschiedenen Kriterien filtern und sich z.B. nur die Aufgaben eines bestimmten Nutzers oder überfällige Aufgaben anzeigen lassen. Außerdem können Sie hier eine Aufgabe ohne Bezug zu einem bestimmten CRM-Inhalt anlegen.
Aufgaben anlegen
Eine Aufgabe ohne Bezug zu einem bestimmten CRM-Inhalt legen Sie wie erwähnt direkt unter “Aufgaben” an. Alle anderen Aufgaben erstellen Sie direkt auf der Seite, zu der sie gehören. Sie finden die Möglichkeit dazu auf jeder Personen-, Firmen, Angebots- oder Projektseite unter der Überschrift “Aufgaben & Termine”.
Geben Sie hier Titel bzw. Gegenstand der Aufgabe an, wann die Aufgabe fällig ist und bestimmen Sie, welcher Nutzer die Aufgabe ausführen soll.
Nachdem Sie die Aufgabe angelegt haben, erscheint sie sowohl auf der gewählten Seite als auch in der Rubrik “Aufgaben”.
Aufgaben bearbeiten
Sie können Aufgaben jederzeit bearbeiten, indem Sie die Beschreibung ändern, sie kommentieren, den Verantwortlichen ändern oder die Fälligkeit anpassen. Außerdem können Sie sie abhaken, sobald sie erledigt ist.
Wenn Sie mit dem Mauszeiger über die Aufgabe fahren, erscheint rechts ein Fähnchen zum schnellen Verschieben des Erledigungsdatums um einen Tag bzw. eine Woche sowie zum Löschen.
Beachten Sie den Unterschied zwischen Erledigen und Löschen: Eine als erledigt markierte Aufgabe kann später mitsamt zugehörigen Kommentaren noch angezeigt werden. Damit sind die Vorgänge zur Aufgabe auch später noch dokumentiert. Ein Löschen lässt sie hingegen mit allen Infos und Kommentaren ganz verschwinden.