Wenn Sie über ein Kontaktformular auf Ihrer Webseite Kontaktdaten, Anfragen oder Anmeldungen sammeln, können diese Daten automatisch in das CRM übertragen werden. Dadurch wird jeder Besucher, der auf Ihrer Webseite das Formular ausfüllt, direkt im CRM angelegt. Die DSGVO bringt auch für Ihre Webseite Neuerungen. Damit Sie denen gerecht werden können, haben wir unser Webformular komplett angepasst. Der grundsätzliche Ablauf sieht so aus: Sie legen zunächst in den CRM-Accounteinstellungen ein Webformular an. Dann definieren Sie, welche Informationen Sie vom Besucher Ihrer Webseite freiwillig oder als Pflichtfeld abfragen möchten (nur Name und E-Mail-Adresse, oder auch Telefon- oder Adressdaten?). Anschließend bekommen Sie von uns einen kleinen html-Code, den Sie auf Ihrer Webseite einbinden können.
Füllt nun ein Besucher Ihrer Webseite das Kontaktformular aus, werden dessen Daten im CRM abgelegt, verschlagwortet und Sie werden darüber benachrichtigt.
Eine gute Übersicht zur Einrichtung des Webformulars bietet dieses Video:
Die schriftliche Anleitung zur Einrichtung sowie weitere Details zum Webformular finden Sie hier:
Benötige ich eine Checkbox zur Einwilligung?
Prinzipiell: nein. Etwas ausführlicher erläutert: es können durchaus Unklarheiten entstehen, wenn man sich die Regelung des § 13 TMG und eine Entscheidung des OLG Köln ansieht.
Im Ergebnis wird es jedoch so sein, dass Kunden, welche Sie über das Kontaktformular anschreiben, explizit mit Ihnen zu tun haben wollen. Formeller ausgedrückt heißt das, dass die Übermittlung der Daten über das Kontaktformular durch Ihre Kunden entweder im Rahmen der Anbahnung (vorvertraglicher Bereich) eines Vertrags mit Ihren Kunden oder im Rahmen eines bestehenden Vertrags mit Ihren Kunden erfolgt. Insoweit greift Artikel 6 Absatz 1 b DSGVO.
Nach Artikel 6 Absatz 1 b DSGVO ist die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung für die „Erfüllung eines Vertrags”, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur „Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen” erforderlich ist, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.
Es wäre zwar auch möglich, die Datenübermittlung über eine Einwilligung nach Maßgabe von Artikel 6 Absatz 1 a DSGVO zu legitimieren. Dies hätte allerdings den Nachteil, dass eine Einwilligung jederzeit widerrufbar ist, ohne dass es eines berechtigten Interesses o.ä. des Endkunden bedarf.
Wir haben diesen Punkt ausdrücklich von unserer Kanzlei prüfen lassen, aber auch andere Anwälte und Datenschutzexperten folgen dieser Argumentation
Aus diesem Grunde wäre unsere Empfehlung sich nicht auf die Einwilligung zu berufen und die Checkbox wegzulassen.
Um ein externes Webformular in Ihrem CRM anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie dazu als Inhaber des Accounts rechts oben auf das Zahnrad, anschließend auf Accounteinstellungen
und klicken dann auf Webformulare erstellen.
Klicken Sie auf "Neues Formular anlegen":
Nun müssen Sie zunächst einige Basiseinstellungen festlegen, wie z.B. erlaubte Domains eintragen. Hinter jedem Feld steht beim Klick auf das Fragezeichen eine kurze Erklärung, was in das Feld einzutragen ist. Zum Beispiel bei erlaubten Domains: "Die URL der Webseite, in die das Formular eingebunden wird. Wir nutzen diese Daten zum Spamschutz, das heißt das Formular wird nur auf den hier angegebenen Domains funktionieren."
Ebenfalls können Sie optional die Newsletter-Anmeldung festlegen: Wenn Sie den Haken setzen, fragen wir den Besucher, ob er Ihren Newsletter abonnieren möchte. Wenn dann eine E-Mail Adresse hinterlegt wird, verschicken wir eine E-Mail zum Double-Opt-In. Erst wenn der Empfänger darin auf den Link klickt, wird Ihnen die Adresse als Newsletter-Adresse angezeigt.
Sie können anschließend aus einer Reihe von Feldern wählen, um unterschiedliche Informationen von dem Besucher Ihrer Webseite zu erfragen. Dazu gehören neben dem Vor- und Nachnamen die Position und Firma, die Kontaktdaten und ein Feld für eine Nachricht oder Frage Ihres Kontaktes.
Um weitere Felder hinzuzufügen öffen Sie das Menü per Mausklick:
Im nächsten Schritt erhalten Sie den Quellcode, welchen Sie an der gewünschten Stelle Ihrer Webseite einfügen können. In der voreingestellten Ansicht sind die ausgewählten Felder in einer klassischen Formatierung enthalten. Sie haben jedoch die Möglichkeit, Anpassungen mittels HTML oder CSS vorzunehmen, um das Formular besser in Ihre Webseite einzupassen. Zusätzlich erhalten Sie den Text für die Datenschutzerklärung.
Nachdem jemand das Kontaktformular auf Ihrer Webseite genutzt hat, wird unmittelbar eine neue Person in Ihrem CentralStationCRM erstellt. Der entsprechende Eintrag enthält alle im Kontaktformular angegebenen Informationen. Zusätzlich weisen wir Sie mit einer kurzen Benachrichtigung in Ihrem CRM darauf hin. So übersehen Sie keinen neuen Kontakt. Kontakte, die Sie über Ihre Webseite generieren, werden entsprechend mit einem Tag / Schlagwort versehen. Dadurch können Sie beispielsweise schnell eine E-Mail an alle angemeldeten Teilnehmer versenden oder auch im Nachhinein nachvollziehen, wer sich über das Kontaktformular auf der Webseite an Sie gewendet hat.
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