Wenn regelmäßig gleiche Dokumente an deinen E-Mails anhängen oder du ein Logo in deiner E-Mail Signatur integriert hast, können wir diese Dateien bei dem Eingang über deine E-Mail Ablage ignorieren. Die Dateien werden dann nicht mehrfach gespeichert, sodass du Speicherplatz sparst. Der Dateiname der ausgeschlossenen Datei wird trotzdem angezeigt, um die Historie vollständig zu halten.
Um Dateien auszuschließen, navigiere über das Zahnrad oben rechts zu Meine Einstellungen und dann E-Mail-Ablage. Dort findest du ein Freitextfeld, in das du den konkreten Dateinamen und/oder Dateiarten einträgst, die zukünftig nicht im CRM als Datei gespeichert werden sollen. Mehrere Dateien kannst du durch ein Komma getrennt hintereinander auflisten.
Du hast mehrere Möglichkeiten, um spezielle Dateien oder ganze Dateiendungen bei dem Eingang einer E-Mail auf deiner E-Mail Ablage zu ignorieren.
Exakte Dateinamen
Wenn du ein Dokument regelmäßig versendest, es aber nicht mehrfach in deinem CentralStationCRM abgelegt haben möchtest, kannst du diese eine Datei ausschließen. Häufig ist dies der Fall, wenn du ein Logo oder eine Grafik in deiner E-Mail Signatur integriert hast und diese ansonsten immer als Anhang gespeichert wird. In dem Fall füge den exakten Namen der Datei inklusive der Dateiendung in das Textfeld ein, zum Beispiel also "Signatur-Logo.jpg".
Ähnliche Dateinamen
Wenn du beispielsweise regelmäßig Unternehmenspräsentationen versendest und die Dateinamen immer mit "Unternehmenspraesentation" beginnen, kannst du diese ebenfalls ausschließen. Gebe dazu den Begriff gefolgt von einem Sternchen in das Textfeld ein, zum Beispiel "Unternehmenspraesentation_*".
Komplette Dateitypen
Wenn du komplette Dateitypen, wie zum Beispiel große Video- oder Grafikdateien ausschließen möchtest, kannst du auch dies tun. Füge dazu das Dateiformat mit einem voran gestellten Sternchen ein. Wir werden dann alle Dateien, die das Dateiformat haben, nicht speichern. Tiff Grafik Dateien kannst du zum Beispiel mit "*.tiff" ausschließen.
Mehrere Dateien oder Dateitypen ausschließen
Wenn du mehrere Filter auf die schwarze Liste setzen möchtest, kannst du dies tun, indem du sie durch ein Komma trennst. Wenn du "Signatur-Logo.jpg,*.tiff" in das Feld eintragen würdest also beispielsweise alle .tiff Dateien und Dateien mit dem Namen Signatur-Logo.jpg verworfen.
Option zur Löschung existierender Dateien
Gibt es in deinem Account bereits Dateien, die dem gewählten Ausschlusskriterium entsprechen, bietet dir CentralStationCRM auch die Option, diese in einem zweiten Schritt im Bereich Dateien zu löschen.