Um die Synchronisation von CentralStationCRM und FastBill einzurichten, benötigst du neben deiner FastBill Login E-Mail-Adresse noch einen FastBill API-Key. Letzterer ersetzt dein Passwort, wenn wir auf die Daten in deines FastBill Account zugreifen sollen. Den API-Schlüssel nutzen wir, damit wir dein Passwort bei uns zu keiner Zeit im Klartext speichern müssen.
Melde dich zunächst in deinem FastBill Account an, gehe dort auf den Einstellungen Dialog rechts oben in der Ecke. Dort wählst du Einstellungen.
Im unteren Bereich der Einstellungen Seite findest du den FastBill API-Key. Kopiere den vollständigen Schlüssel in die Zwischenablage und gehe anschließend in dein CentralStationCRM. 
Navigiere in CentralStationCRM über das Zahnrad oben rechts in die Accounteinstellungen und klicke auf den Menüpunkt Integrationen verwalten. Dort findest du neben anderen Integrationen auch FastBill. Klicke dort auf den Button Integration einrichten.
Auf den nun erscheinenden Seite hinterlegest du sowohl die E-Mail-Adresse, mit der du dich bei FastBill anmeldest, als auch den zuvor kopierten FastBill API-Schlüssel.
Wie funktioniert die FastBill Integration? Was wird wann übertragen?
Sobald du die FastBill Integration eingerichtet hast, werden sowohl Daten, die du bei CentralStationCRM anlegst in deinem FastBill Account geschrieben, als auch Daten aus deinem FastBill Account zu CentralStationCRM zurückgeschrieben. Aber wann genau passiert was? Welche Anwendungsfälle decken wir ab?
Aktionen bei CentralStationCRM
1. Du erstellst ein Angebot im CRM
Zunächst wird die am Angebot beteiligte Firma zu FastBill geschrieben, sollte sie dort nicht bereits existieren. Sollte es sich um ein Angebot ohne Firma handeln, übertragen wir die erste Person im Angebot. Bei Angeboten ohne Person & Firma wird nichts übertragen. Außerdem nutzen wir die Angebotsdaten, um bei FastBill ebenso ein Angebot zu erstellen. Du kannst also das Angebot nach der Erstellung im CRM direkt bei FastBill vervollständigen und an deinen Kunden verschicken.
2. Du aktualisierst die Daten eines Kunden im CRM
Wir schreiben die Änderungen zu FastBill und die Daten sind dort direkt auf demselben Stand. Das betrifft nur die Kunden, die bereits mit FastBill „verbunden“ sind. Das heißt, neue Personen & Firmen werden nicht grundsätzlich zu FastBill geschrieben. Die Annahme dahinter ist, dass du sicher (leider) nicht jedem Ihrer Kontakte Angebote & Rechnungen schreiben wirst. Es werden also nur die Daten synchronisiert, zu denen du eingangs ein Angebot erstellt hast. Außerdem werden Firmen synchronisiert, die du direkt bei FastBill angelegt hast.
3. Du gibst einem Kunden im CRM das „FastBill“ Tag (voreingestelltes Schlagwort, auf das du zugreifen kannst):
Wenn du nämlich noch kein Angebot bei uns erstellen möchtest, den Kunden aber dennoch in FastBill haben möchtest, dann kannst du dem Kunden einfach das Tag „Fast Bill“ zuordnen. Sobald du das machst, schreibt CentralStationCRM den Kontakt auch zu Fastbill und der Kunde wird von jetzt an in Synchronisation mit FastBill gehalten. (Bitte beachte: wenn du das Fastbill Tag an eine Firma gibst, werden alle Personen der Firma mit Fastbill gesynct. Die Personen der Firma tauchen dann bei Fastbill unter „Ansprechpartner“ separat auf.
Wenn du das Fastbill Tag an eine Person gibst, wird seit einiger Zeit auch die Firma (dazugehöriger Firmenname aus dem CRM) mit zu Fastbill synchronisiert. Existiert die Firma bereits in Fastbill (wenn sie schon vorher vom CRM zu Fastbill synchronisiert wurde) und man gibt einer Person der Firma im CRM das Fastbill-Tag, dann wird kein komplett neuer Eintrag mit eigener Kundennummer bei Fastbill erzeugt, sondern die Person wird in Fastbill als weiterer Ansprechpartner der schon bestehenden Firma angelegt und zugeordnet. Bedenke dabei aber bitte bei der Angebotserstellung, dass Fastbill Personen und Firmen steuerlich teilweise unterschiedlich behandelt.
Aktionen bei FastBill
1. Du erstellst einen Kunden bei FastBill
Sobald du bei FastBill einen Kunden erstellst, wird dieser automatisch in CentralStationCRM angelegt.
2. Du erstellst ein Angebot oder eine Rechnung zu einem FastBill Kunden
Die Dokumente des Angebotes oder der Rechnung werden automatisch zu CentralStationCRM geschrieben und dort zusätzlich gespeichert. Wir erstellen dazu eine FastBill Notiz auf der Seite der beteiligten Firma. Bitte beachte: Es genügt in Fastbill nicht, das Angebot per E-Mail an den Kunden zu senden, damit das PDF-Dokument auch im CRM hinterlegt wird. Du musst zusätzlich noch den Status in Fastbill auf „versendet“ ändern. Dann wird im CRM auch das PDF-Dokument (Angebot) hinterlegt.
3. Du änderst ein Angebot oder eine Rechnung bei FastBill
Wenn das Angebot zu Beginn bei CentralStationCRM angelegt wurde, dann schreiben wir das Dokument zum Angebot oder der Rechnung direkt auf die Seite des CRM-Angebotes. Ist das nicht der Fall, schreiben wir eine FastBill Notiz zur beteiligten Firma und hängen das Dokument dort direkt an.
Neben diesen Fällen kannst du bei der Einrichtung der Integration einen kompletten Sync anstoßen. Dadurch werden alle deine FastBill Kunden sowie die dort hinterlegten Dokumente zu CentralStationCRM übertragen. Außerdem werden alle CentralStationCRM Firmen mit mindestens einem Angebot zu FastBill übertragen.
Die Einrichtung und die wichtigsten Teile der Integration stellen wir in dem folgenden Video kurz vor.
Video hier ansehen
Bitte beachte: Ein wesentlicher Unterschied zwischen Fastbill und CentralStationCRM ist die Handhabung des Begriffs „Kunden“.
CentralStationCRM unterscheidet zwischen Personen und Firmen, bei Fastbill sind alles Kunden, sprich sowohl Personen als auch Firmen werden einheitlich als „Kunden“ behandelt. Achte also bei der Nutzung beider Systeme darauf, dass Adressen in CentralStationCRM immer vollständig sind und wo bzw. bei wem genau du ein Angebot hinterlegt haben möchtest.