Um die Synchronisation von CentralStationCRM und FastBill einzurichten benötigen Sie neben Ihrer FastBill Login E-Mail Adresse noch einen FastBill API Key. Letzterer ersetzt Ihr Passwort, wenn wir auf die Daten in Ihrem FastBill Account zugreifen sollen. Den API Schlüssel nutzen wir, damit wir Ihr Passwort bei uns zu keiner Zeit im Klartext speichern müssen.
Melden Sie sich zunächst in Ihrem FastBill Account an, gehen dort auf den Einstellungen Dialog rechts oben in der Ecke. Dort wählen Sie Einstellungen.
Im unteren Bereich der Einstellungen Seite finden Sie den FastBill API Key. Kopieren Sie sich den vollständigen Schlüssel in die Zwischenablage und gehen anschließend in Ihr CentralStationCRM. 
Navigieren Sie in CentralStationCRM über das Zahnrad oben rechts in die Accounteinstellungen und klicken Sie auf den Menüpunkt Integrationen verwalten. Dort finden Sie neben anderen Integrationen auch FastBill. Klicken Sie dort auf den Button Integration einrichten.
Auf den nun erscheinenden Seite hinterlegen Sie sowohl die E-Mail Adresse, mit der Sie sich bei FastBill anmelden, als auch den zuvor kopierten FastBill API-Schlüssel.
Wie funktioniert die FastBill Integration? Was wird wann übertragen?
Sobald Sie die FastBill Integration eingerichtet haben werden sowohl Daten die Sie bei CentralStationCRM anlegen in Ihren FastBill Account geschrieben, als auch Daten aus Ihrem FastBill Account zu CentralStation zurückgeschrieben. Aber wann genau passiert was? Welche Anwendungsfälle decken wir ab?
Aktionen bei CentralStationCRM
1.) Sie erstellen ein Angebot im CRM
Zunächst wird die am Angebot beteiligte Firma zu FastBill geschrieben, sollte sie dort nicht bereits existieren. Sollte es sich um ein Angebot ohne Firma handeln übertragen wir die erste Person im Angebot. Bei Angeboten ohne Person & Firma wird nichts übertragen. Außerdem nutzen wir die Angebotsdaten, um bei FastBill ebenso ein Angebot zu erstellen. Sie können also das Angebot nach der Erstellung im CRM direkt bei FastBill vervollständigen und an Ihren Kunden verschicken.
2.) Sie aktualisieren die Daten eines Kunden im CRM
Wir schreiben die Änderungen zu FastBill und die Daten sind dort direkt auf demselben Stand. Das betrifft nur die Kunden, die bereits mit FastBill "verbunden" sind. Das heißt neue Personen & Firmen werden nicht grundsätzlich zu FastBill geschrieben. Die Annahme dahinter ist, dass Sie sicher (leider) nicht jedem Ihrer Kontakte Angebote & Rechnungen schreiben werden. Es werden also nur die Daten synchronisiert, zu denen Sie eingangs ein Angebot erstellt haben. Außerdem werden Firmen synchronisiert, die Sie direkt bei FastBill angelegt haben.
3.) Sie geben einem Kunden im CRM das "FastBill" Tag (voreingestelltes Schlagwort, auf dass Sie zugreifen können):
Wenn Sie nämlich noch kein Angebot bei uns erstellen möchten, den Kunden aber dennoch in FastBill haben möchten, dann können Sie dem Kunden einfach das Tag "FastBill" zuordnen. Sobald Sie das tun schreibt CentralStationCRM den Kontakt auch zu Fastbill und der Kunde wird von jetzt an in Synchronisation mit FastBill gehalten. (Bitte beachten: wenn Sie das Fastbill Tag an eine Firma geben, werden alle Personen der Firma mit Fastbill gesynct. Die Personen der Firma tauchen dann bei Fastbill unter "Ansprechpartner" separat auf.
Wenn Sie das Fastbill Tag an eine Person geben, wird seit einiger Zeit auch die Firma (dazugehöriger Firmenname aus dem CRM) mit zu Fastbill synchonisiert. Existiert die Firma bereits in Fastbill (wenn Sie schon vorher vom CRM zu Fastbill synchronisiert wurde) und man gibt einer Person der Firma im CRM das Fastbill-Tag, dann wird kein komplett neuer Eintrag mit eigener Kundennummerbei bei Fastbill erzeugt, sondern die Person wird in Fastbill als weiterer Ansprechpartner der schon bestehenden Firma angelegt und zugeordnet. Bedenken Sie dabei aber bitte bei der Angebotserstellung, das Fastbill Personen und Firmen steuerlich teilweise unterschiedlich behandelt.
Aktionen bei FastBill
1.) Sie erstellen einen Kunden bei FastBill
Sobald Sie bei FastBill einen Kunden erstellen wird dieser automatisch in CentralStation angelegt.
2.) Sie erstellen ein Angebot oder eine Rechnung zu einem FastBill Kunden
Die Dokumente des Angebotes oder der Rechnung werden automatisch zu CentralStation geschrieben und dort zusätzlich gespeichert. Wir erstellen dazu eine FastBill Notiz auf der Seite der beteiligten Firma. Bitte beachten Sie: es genügt in Fastbill nicht, das Angebot per email an den Kunden zu senden, damit das PDF-Dokument auch im CRM hinterlegt wird. Sie müssen zusätzlich noch den Status in Fastbill auf "versendet" ändern. Dann wird im CRM auch das PDF-Dokument (Angebot) hinterlegt
3.) Sie ändern ein Angebot oder eine Rechnung bei FastBill
Wenn das Angebot zu Beginn bei CentralStation angelegt wurde, dann schreiben wir das Dokument zum Angebot oder der Rechnung direkt auf die Seite des CRM Angebotes. Ist das nicht der Fall schreiben wir eine FastBill Notiz zur beteiligten Firma und hängen das Dokument dort direkt an.
Neben diesen Fällen können Sie bei der Einrichtung der Integration einen kompletten Sync anstoßen. Dadurch werden alle Ihre FastBill Kunden sowie die dort hinterlegten Dokumente zu CentralStationCRM übertragen. Außerdem werden alle CentralStationCRM Firmen mit mindestens einem Angebot zu FastBill übertragen.
Die Einrichtung und die wichtigsten Teile der Integration stellen wir in dem folgenden Video kurz vor.
Video hier ansehen
Bitte beachten Sie: ein wesentlicher Unterschied zwischen Fastbill und CentralStationCRM ist die Handhabung des Begriffs "Kunden".
CentralStationCRM unterscheidet zwischen Personen und Firmen, bei Fastbill sind alles Kunden, sprich sowohl Personen als auch Firmen werden einheitlich als "Kunden" behandelt. Achten Sie also bei der Nutzung beider Systeme darauf, dass Adressen in CentralStationCRM immer vollständig sind und wo bzw. bei wem genau Sie ein Angebot hinterlegt haben möchten.