Wenn du eine Postadresse im CRM anlegst, dann ist diese immer eine Person oder einer Firma zugeordnet. In beiden Fällen wird die Adresse aber sowohl bei der Firma, als auch bei der/den zugehörigen Personen angezeigt.
Ob die Adresse der Firma oder der Person zugeordnet ist, siehst du an dem kleinen Symbol hinter der Adresse. Wenn bei einer Person eine Adresse angezeigt wird, die eigentlich einer Firma zugeordnet ist, dann ist neben der Adresse ein Firmensymbol zu sehen. Wenn auf Firmenebene eine Adresse angezeigt wird, die einer Person zugeordnet ist, dann wird dies durch das Personensymbol deutlich. Du hast immer nur dort die Möglichkeit, eine Adresse zu bearbeiten, wo sie zugeordnet ist, also entweder, bei der Person oder der Firma. Ist sie nicht zugeordnet, wird die Adresse nur angezeigt, lässt sich an dieser Stelle aber nicht bearbeiten. Dafür besteht die Option Von Person/Firma hierher verschieben.
Über diese Option kannst du die Adresse von einer Person zu einer Firma oder umgekehrt von einer Firma zu einer Person verschieben. In jedem Fall wird die Adresse aber sowohl bei der Firma als auch bei der Person angezeigt.
Wann sollte eine Adresse einer Firma zugeordnet sein und wann einer Person?
In aller Regel gehört eine Adresse ganz logisch entweder zu einer Person oder zu einer Firma. Wenn Beispielfirma A ihren Firmensitz in der Müllerstraße 6 hat und dort Herr Mustermann arbeitet, dann sollte die Adresse der Firma zugeordnet sein. Wenn Herr Müller aber im Homeoffice in der Schreinerstraße 2 arbeitet, dann sollte die Schreinerstraße seiner Person zugeordnet werden.
Beim Anlegen neuer Firmen und Personen unterstützt das CRM System dabei, die Adresse logisch der Firma oder der Person zuzuordnen. Willst du die Firma anschließend von der Firma zur Person oder umgekehrt verschieben, ist dies mit einem Klick möglich.
In den meisten Fällen ist es aber gar nicht relevant, ob eine Adresse einer Person oder einer Firma zugeordnet ist, denn sie wird ja überall angezeigt.
Wie umgehen mit mehreren Firmenadressen?
Wenn eine Firma mehrere Adressen hat, beispielsweise weil es verschiedene Niederlassungen gibt, dann sollten alle Adressen der Firma zugeordnet sein und nicht einzelnen Personen. Wird in diesem Fall nämlich eine der Firmenadressen von der Firma zu einer Person verschoben, dann würde diese zukünftig nicht mehr bei der Firma angezeigt. Auch bei weiteren, der Firma zugehörigen Personen würde diese Adresse dann nicht mehr angezeigt.
Für den Fall, dass du die einzelnen Mitarbeiter einer Firma der jeweils richtigen Niederlassungsadresse zuordnen willst, musst du die Adresse doppelt anlegen, also einmal bei der Firma und einmal bei der Person als „Büro“.
Vorsicht beim Löschen von Firmen und Personen
Wenn eine Firma oder Person gelöscht wird, der eine Adresse zugeordnet ist, dann führt dies dazu, dass die Adresse auch bei den zugehörigen Personen oder der zugehörigen Firma nicht mehr angezeigt wird. Bevor du Personen oder Firmen löschst, solltest du daher überprüfen, ob du die Adresse zukünftig noch bei anderen Personen oder der Firma nutzen möchtest. In dem Fall solltest du die Adresse vor dem Löschen verschieben.